Typische Herausforderungen hybriden Arbeitens

Wer den Weg des hybriden Arbeitens geht, sieht sich vielen Herausforderungen gegenüber. Diese zeigen sich sowohl bei der Einführung als dann auch beim täglichen Machen.

In diesem Blog-Post wollen wir Ihnen die aus unserer Sicht sechs wichtigsten Herausforderungen nennen, die sich insbesondere in der täglichen Praxis immer wieder stellen:

1. Erhalt einer produktiven Arbeitsorganisation und einer reibungslosen Kommunikation
2. Erhöhte Abhängigkeit von Technik
3. Vorausschauende Planbarkeit & Steuerung
4. Erhalt eines starken Organisations- bzw. Team-Zusammenhalts
5. Einhalten von Pausenzeiten sowie Arbeitszeitobergrenzen
6. Eingeschränkte Innovation & Kreativität

Diese Herausforderungen stellen sich zumeist primär in jeweils einer der drei Sphären hybriden Arbeitens: aus Organisationsperspektive, aus Teamperspektive bzw. aus individueller Perspektive (siehe hierzu vertieft den entsprechenden Blog–Post), auch wenn sie häufig Auswirkungen in die anderen Sphären haben.

1. Erhalt einer produktiven Arbeitsorganisation und einer reibungslosen Kommunikation

Da beim hybriden Arbeiten viele der Arbeitnehmer:innen flexibel zwischen Homeoffice und Büro wechseln, ist eine besondere Herausforderung dieser Arbeitsform, eine produktive Arbeitsorganisation und eine reibungslose Kommunikation zu erhalten.

Da nicht mehr wie früher alle Mitarbeiter:innen gleichzeitig und immer im Büro sind, ist es nicht so einfach, die anstehenden Aufgaben effektiv zu koordinieren und alle Personen zu allen relevanten Informationen informiert zu halten.

Die Lösung für diese Herausforderungen besteht aus unserer Einschätzung aus zwei Komponenten:

1. dem Einführen eines digitalen Aufgabenmanagement-Systems und
2. dem Aufsetzen einer differenzierten Kommunikationsstrategie.

Die erste Komponente ist das Einführen eines digitalen Aufgabenmanagement-Systems wie z.B. Trello, Meistertask oder Clickup.

Aus unserer Erfahrung ist ein digitales Managen der anstehenden Aufgaben DER absolute Gamechanger für jedes Team.

Digitale Aufgabenverwaltung ist mehr als eine To-Do-Liste. Es bedeutet, Aufgaben von Anfang bis Ende zu verfolgen, Unteraufgaben an Teamkolleg:innen zu delegieren und Fristen zu setzen, um sicherzustellen, dass Projekte pünktlich fertiggestellt werden. Nicht nur die Kolleg:innen sehen jederzeit, wer woran arbeitet, sondern auch die jeweiligen Vorgesetzten. So muss niemand – sei es schriftlich oder mündlich – Status-Updates geben, wer woran gerade arbeitet. Aus unserer Erfahrung eine Zeitersparnis von ca. 25-30 Prozent, die produktiv für die eigentliche Aufgabenerledigung genutzt werden kann.

Und da beim hybriden Arbeiten nicht alle im Büro anwesend sind, MUSS das System digital aufsetzt sein, damit jede:r von überall Zugriff hat. Und sollte auch ausschließlich digital genutzt werden. Also, idealerweise keine parallel geführten analogen To-Do-Listen oder Ordnungssysteme etc. Denn: Nur wenn alles digital ist, können diejenigen, die aus dem Homeoffice arbeiten, genauso leicht und effektiv Zugriff zu allen notwendigen Informationen haben.

Die zweite Komponente ist das Aufsetzen einer differenzierten Kommunikationsstrategie, also klaren Regeln, wer aus welchem Anlass zu welchem Thema – und vor allem auf welchem Kanal – informiert wird.

Dabei ist essentiell, zwischen asynchronem (ungleichzeitigem) und synchronem (gleichzeitigem) Kommunizieren zu differenzieren. Zu den synchronen Kommunikationsformen zählen z.B. Meetings, Telefonate oder Videokonferenzen. Asynchrone Kommunikation umfasst dagegen den Informationsaustausch z.B. via Aufgabenmanagement-System, Kalender, Email oder Messenger Chats etc., bei der der/die Rezipient:in selbst darüber entscheidet, wann er/sie die Information aufnimmt. Generell gilt dabei folgende Regel: So viel asynchron wie möglich, so viel synchron wie nötig.

Und eine zweite Differenzierung ist noch wichtig: nämlich die zwischen Push- und Pull-Informationen. Bei Pull-Informationen holt sich der/die Empfänger:in die betreffende Information, wenn er/sie sie braucht – und auch nur dann, z.B. über ein Aufgabenmanagement oder Wissensmanagement-System. Bei Push-Informationen dagegen werden die Informationen dem/der Empfänger:in übermittelt – egal, ob sie gebraucht wird oder nicht. Zu den Push-Formen zählen Emails, Meetings (auch per Video). Hierbei gilt folgende Regel: So viel Pull wie möglich, so viel Push wie nötig. Denn so sparen alle Zeit, die sie nicht in überflüssigen Informationsaustausch investieren müssen.

Wenn Sie für Ihr Team bzw. Ihre Organisation entsprechend der vorgenannten Prinzipien

1. Ihre Aufgaben für alle transparent managen bzw.
2. klar festgelegt haben, wer welche Informationen wann über welchen Kanal an wen kommuniziert

wird diese Herausforderung auch beim hybriden Arbeiten gut beherrschbar.

2. Erhöhte Abhängigkeit von Technik

Eine zweite Herausforderung, die sich besonders beim hybriden Arbeiten stellt, ist die inhärente Abhängigkeit der genutzten Technik.

Da beim flexiblen Wechsel zwischen Homeoffice und Büro idealerweise alle notwendigen Arbeitsgrundlagen digital sind (siehe hierzu den relevanten Blogpost), muss die damit verbundene Technik immer funktionieren.

Das betrifft sowohl die Hardware (Laptop, Internet-Verbindung, ggf. VPN-Tunnel etc.) als auch die Software (Email, Videokonferenz-System, besondere digitale Tools etc.)

Um diese Herausforderung gut zu meistern, haben sich folgende Good Practices bewährt:

1. das Investieren in gute, idealerweise bei allen identische Hardware, da dies die Wartungskosten um ein Vielfaches reduziert und ein entspanntes, friktionsloses Nutzen der Technik ermöglicht.
2. Auch wenn dies vielleicht einigen Widerspruch hervorruft: das vorrangige Nutzen von cloud-basierten digitalen Tools, wie z.B. Trello, Zoom, Dropbox, Miro etc. – Denn (natürlich verkürzt formuliert): Aus unserer Erfahrung ist das Gehacktwerden des eigenen Servers um ein Vielfaches größer als der mögliche Mißbrauch der Daten durch den Anbieter des entsprechenden Tools.
3. Das Nutzen einer nur beschränkten Anzahl digitaler Tools, deren Bedarf ganzheitlich und auf Organisationsebene festgelegt wird. Das reduziert aus unserer Erfahrung das leidige Überhandnehmen zu vieler verwendeter Tools, die dann nur teilweise und fragmentarisch genutzt werden.
4. Das Investieren in qualifizierte und umfassende Schulung sowie ggf. Coaching der genutzten Tools. Denn: Nur gut beherrschte digitale Tools, deren konkreter Nutzen und Mehrwert klar ersichtlich ist, werden auch wirklich langfristig gewinnbringend genutzt. Nur ein Tools zu kaufen und zu installieren reicht nicht. Bewährt hat sich hier übrigens, eher auf Online-Kurse mit „Sprechstunden“ zu setzen als Präsenz-Schulungen zu nutzen, da bei ersteren jede:r den Kurs zu der für ihn bzw. sie besten Zeit absolvieren kann.

Mit strategischem Blick und guter Planung lässt sich also auch diese Herausforderungen erfolgreich bewältigen.

3. Vorausschauende Planbarkeit & Steuerung

Eine insbesondere aus Organisationssicht große Herausforderung ist die nur eingeschränkte Planbarkeit beim hybriden Arbeiten.

Was meinen wir damit? Nun, da vielfach die Mitarbeiter:innen selbst entscheiden, wo und wann sie arbeiten, reduziert sich damit sowohl für die Führungskräfte als auch die Organisationsleitung die konkrete Vorhersehbarkeit und Planbarkeit.

Das betrifft insbesondere die Auslastung möglicher Büroflächen, die effektive Kontrolle über das tatsächliche Erbringen der Arbeitsleistung der Mitarbeiter:innen, das dezidierte Steuern der konkreten Aufgabenerledigung und einiges mehr.

Allerdings gibt es auch einige Lösungsansätze, die dieses Problem lösen bzw. zumindest lindern:

1. eine transparente Aufgabenbearbeitung und Kommunikation – Soll heißen: mit einem wie vorstehend beschriebenen Aufgabenmanagement- bzw. Kommunikations-System sehen die Führungskräfte jederzeit welche/r Mitarbeiter:in gerade woran arbeitet und kann entsprechend vorausplanen, wann die nächsten Aufgaben anstehen,
2. das Etablieren von definierten Teamtagen, an denen die jeweiligen Teams gemeinsam im Büro sind,
3. eine auf eine bestimmte Zeit von den Mitarbeiter:innen festgelegte Definition des eigenen Arbeitsortes, wie es z.B. Hubspot praktiziert, bzw.
4. ggf. die Verwendung von digitalen Buchungsapps für die gemeinsam genutzten Büroflächen.

All diese Maßnahmen erleichtern für die Leitung der jeweiligen Organisation bzw. des Teams die vorausschauende Planbarkeit und Steuerung, was diese Herausforderung leichter beherrschbar macht.

4. Erhalt eines starken Organisations- bzw. Team-Zusammenhalts

Wie viele Führungskräfte feststellen müssen, ist insbesondere das Erhalten einer starken, zusammenhaltenden Teamkultur beim hybriden Arbeiten schwierig.

Da zumeist nicht mehr alle Teammitglieder zur gleichen Zeit im Büro anwesend sind, ist der informelle und persönliche Austausch stark eingeschränkt. Wie sich nach den vielen Monaten Corona-Pandemie zeigt, liegt hierin jedoch ein Problem. Denn ohne diesen persönlichen Austausch bleibt das Team-Gefühl auf einer stark oberflächlichen und rein arbeitsbezogenen Ebene. In schwierigen Situationen bzw. bei Konflikten ist das Finden einer gemeinsamen Kompromiss-Lösung dann noch schwieriger.

Aber auch für diese Herausforderung gibt es einige Good Practices:

1. das Etablieren bewußter, rein zum Socializing genutzter Team-Events in Präsenz, wie z.B. gemeinsame Mittagessen, gemeinsame Museumsbesuche oder ähnliche Aktivitäten,
2. das Etablieren von gemeinsamen Teamtagen, an denen alle Teammitglieder – sofern möglich – zusammen vor Ort arbeiten,
3. das Nutzen von Check-Ins & Checkouts zum Beginn bzw. zum Ende von Videokonferenzen,
4. das Etablieren und Nutzen von informellen Kommunikationskanälen, die auch private Elemente enthalten dürfen, z.B. entsprechende Kanäle auf Instant Messaging Tools wie Slack, Teams oder Discord.

Der Erhalt eines guten Team-Zusammenhalts ist wirklich essentiell, sichert es doch eine fröhlich und gleichzeitig effektive Zusammenarbeit der Teams auf inhaltlicher Ebene.

5. Einhalten von Pausenzeiten sowie Arbeitszeitobergrenzen

Eine weitere große Herausforderung beim hybriden Arbeiten zeigt sich insbesondere im Homeoffice: das Einhalten von Pausenzeiten sowie Arbeitszeitobergrenzen.

Da im Homeoffice das Arbeiten und das Private häufig verschwimmen, fällt es vielen Arbeitnehmer:innen nicht leicht, ausreichend Pausen zu machen bzw. ihre vereinbarte Arbeitszeiten einzuhalten. Das wiederum kann zu Burnout oder anderen gesundheitlichen Problemen führen.

Wegen dieser starken Verzahnung der arbeits- und privaten Umstände spricht man inzwischen auch zunehmend von einer „Work-Life-Integration“ anstelle des früher zumeist benutzten Terminus „Work-Life-Balance“.

Aus unserer Erfahrung gibt es allerdings auch für diese Herausforderung einige Ansätze zur leichteren Bewältigung:

1. das Eintragen von festen Arbeits- und Pausenzeiten auch für Homeoffice-Tage, z.B. in einen gemeinsamen Team-Anwesenheitskalender – so wissen dann auch gleich die anderen Teammitglieder, wer wann verfügbar ist,
2. das realistische Vorplanen von zu erledigenden Arbeitsaufgaben für die ganze Kalender-Woche unter Berücksichtigung von Terminen, z.B. mit Hilfe des 6-Minuten-Erfolgsjournals
3. das Nutzen & Eintragen von dezidierten Block-Arbeitszeiten in den Kalender, ggf. sogar differenziert als Deep- Work (konzentrierte Nachdenk-Arbeiten) und Shallow-Work (organisatorische und Klein- bzw. Kurz-Arbeiten)
4. das Nutzen der Pomodoro-Technik bzw. von Pausen-Apps im Handy oder der Smartwatch zum Einbauen kleinerer Pausen während konzentrierter Arbeitsphasen

Aber wie wir alle aus eigener Erfahrung kennen, ist der Vorsatz leichter gefasst als umgesetzt. Hier hilft es vor allem, die eigenen Präferenzen zu kennen und auszuprobieren, was einem persönlich liegt und bei der Bewältigung der Herausforderung hilft.

6. Eingeschränkte Innovation & Kreativität

Last but definitely not least ist eine nicht zu unterschätzende Herausforderung die durch das hybride Arbeiten möglicherweise eingeschränkte Innovation und Kreativität.

Die Corona-Pandemie und die damit verbundenen Lockdowns haben eindrücklich gezeigt, dass starke, vorwärtsweisende Ideengenerierung und Kreativität rein über digitale Videokonferenzen oft nur schwer möglich ist.

Kreative Ideen und neue Impulse bedürfen besonderer Rahmenbedingungen: ein schnelles Reagieren und Interagieren, das leichte und zielgerichtete Bezugnehmen auf die Ideen der Anderen sowie ein gewisses körperliches Erspüren anderer Personen. Denn gerade bei kreativen Prozessen kommunizieren wir viel non-verbal und durch Gesten und Andeutungen. Diese sind jedoch durch den Bildschirm nur schwer wahrzunehmen.

Zwar gibt es interessante Tools, wie z.B. Miro, Mural o.ä., die auch im virtuellen Raum Kreativität erleichtern können. Allerdings ist haptisches Entwickeln, z.B. beim Design Thinking oder Lego Serious Play, nachweislich noch kreativer und fördert vor allem ein ganzheitlich innovatives Denken.

Um auch beim hybriden Arbeiten diese Herausforderung gut zu bewältigen, haben sich aus unserer Erfahrung folgende Good Practices bewährt:

1. das dezidierte Nutzen des Büros für kreative Tätigkeiten, z.B. für Kreativ-Workshops insbesondere für Themen, die ganz neu erdacht werden sollen.
2. das Nutzen von digitalen Whiteboards (wie z.B. das Samsung Flip o.a.), die sowohl vor Ort im Büro als auch von digitale zugeschalteten Personen im Homeoffice eingesehen werden können
3. das Nutzen von digitalen Mindmap-Tools (z.B. Scapple) – ggf. auch über digitale Whiteboards (siehe 2.) – für strukturierte Brainstormings, z.B. beim Sammeln von Ideen zu einem bestimmten Thema
4. das Nutzen von digitalen Kollaborationsplattformen (wie Miro, oder Mural) idealerweise auch vor Ort über digitale Whiteboards (siehe 2.)
5. das Nutzen von unterstützenden digitalen Tools zur virtuellen Aufbereitung bzw. Weiterverwendung von Vor-Ort-Ergebnissen von kreativen Prozessen, z.B. mittels entsprechender Apps (wie die Post-It-Scan-App)

Wie zu sehen ist, gibt es dank vieler digitaler Tools auch beim hybriden Arbeiten die Möglichkeit, hybrid kreativ zu sein. Insgesamt würden wir jedoch immer dazu raten, physisch vor Ort zu sein (um die anderen Personen bestmöglich „zu spüren“ und „zu verstehen“) und dabei digitale Kollaborationstools (siehe 4.) über digitale Whiteboards (siehe 2.) zu nutzen.

Fazit

Tja, keine leichten Herausforderungen, die es beim hybriden Arbeiten zu überwinden gilt.

ABER: Es gibt inzwischen viele Good Practices, um die besonderen Herausforderungen, die es beim hybriden Arbeiten zu bewältigen gilt, zu meisten.

ZUDEM: Wenn man diese Herausforderungen in einer ganzheitlichen Kosten-Nutzen-Relation betrachtet, dann zeigt sich, dass die Vorteile hybriden Arbeitens doch eindeutig überwiegen.

Welche Vorteile das hybride Arbeiten für Arbeitgeber:innen bzw. Arbeitnehmer:innen bringt, das haben wir in folgenden zwei Blog-Posts näher beschrieben:

• Wie Arbeitgeber:innen vom hybriden Arbeiten profitieren
• Welche Vorteile hybrides Arbeiten Arbeitnehmer:innen bringt

Und zum Schluß eine Frage für Sie zum Mitnehmen:

Welche Herausforderung empfinden Sie beim hybriden Arbeiten aktuell am stärksten?

Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, wie Sie sich selbst nachhaltig und erfolgreich auf den Weg des hybriden Arbeiten machen können, dann laden Sie sich gern unsere kostenlose „Roadmap zum Hybriden Arbeiten“ herunter. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung wissen Sie genau, welche Meilensteine auf dem Weg des hybriden Arbeitens zu gehen sind und was Sie dabei berücksichtigen müssen.