Diese 10 Erfolgsfaktoren für hybrides Arbeiten sollten Sie unbedingt beachten

Die zehn Erfolgsfaktoren für hybrides Arbeiten
Vielleicht fragen Sie sich auch bereits seit einiger Zeit, was Sie machen müssen, damit die von Ihnen geplante Umstellung auf hybrides Arbeiten erfolgreich wird? Was gilt es zu beachten und zu tun?

Wir geben Ihnen folgend gern unsere 10 Erfolgsfaktoren, die wir aus unserer langjährigen Erfahrung als essentiell und wichtig erfahren haben. Wenn Sie alle 10 Kriterien beachten, steht nichts mehr im Wege, damit das hybride Arbeiten auch in Ihrer Organisation nachhaltig erfolgreich gelingt.

Zehn wichtige Erfolgsfaktoren gibt es beim hybriden Arbeiten, die maßgeblich darüber entscheiden, ob in Ihrer Organisation die Umstellung auf das flexibel gestaltete Arbeiten zwischen Homeoffice und Büro gelingt.

Wenn Sie diese Faktoren beachten, können Sie sicher sein, dass alle Beteiligten in Ihrer Organisation schon bald wieder produktiv und zufrieden in Ihrer Arbeit aufgehen – trotz der erfolgten Umstellung auf hybrides Arbeiten.

Hier aber nun die zehn Erfolgsfaktoren in der Übersicht:

1. Oberste Entscheidungsebene

Wie bei allen Veränderungsprozessen ist es auch beim hybriden Arbeiten wichtig, dass die obersten Entscheider:innen voll hinter der Neuausrichtung stehen und diese sowohl befürworten als auch befördern. Idealerweise geht eine Vorbildwirkung von der obersten Führungsebene aus. Beim hybriden Arbeiten bedeutet dies, dass zum einen neben den organisatorischen Bedarfen auch die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen mit berücksichtigt werden.

Das für die Einführung des hybriden Arbeitens verantwortliche Projektteam sollte zudem die volle Unterstützung der obersten Führungsebene haben und bei Schwierigkeiten konstruktiv unterstützt werden.

2. Bestandsaufnahme & Bedarfsanalyse

Wie bei anderen Veränderungsprozessen auch sollte bei der Einführung hybriden Arbeitens zunächst eine dezidierte Bestandsaufnahme der aktuellen Gegebenheiten erfolgen und eine fundierten Bedarfsanalyse durchgeführt werden.

Nur so wissen Sie, was wirklich zukünftig gebraucht wird und auf was eher verzichtet werden sollte bzw. kann. Dazu gehört u.a. ein vertiefter Blick auf die technischen und infrastrukturellen Anforderungen (z.B. Büroausstattung). Wohl mit am entscheidendsten ist indes ein Blick auf die Arbeits- und Kommunikationsstrukturen: Also wie arbeiten wir bisher und was gelingt dabei gut und was nicht so gut? Und wie können und wollen wir idealerweise am besten in Zukunft arbeiten und was brauchen wir dazu? Hier passende neue, hybride Strukturen aufzusetzen ist häufig der wichtigste Garant für den Erfolg.

3. „New Work Needs Inner Work“

Des weiteren ist es auch bei hybridem Arbeiten essentiell, dass die konkrete Umstellung in der täglichen hybriden Arbeitspraxis mit einer veränderten Einstellung (Mindset) einher geht.

Dabei gilt es, jeweils die unterschiedlichen Perspektiven aller Mitarbeiter:innen zu berücksichtigen. Nicht jeder heißt die neue Arbeitsform gleich willkommen, während es anderen gar nicht schnell genug gehen kann.

Wichtig ist, diese unterschiedlichen Einstellungen nicht zu ignorieren, sondern allen den notwendigen Raum und die benötigte Zeit für die Veränderung zu geben. Häufig liegt die Sorge insbesondere vor dem Unbekannten, die mit guten Schulungen und begleitendem Coaching (siehe Punkt 8) gelindert werden kann.

4. „Die Sehnsucht nach dem Meer wecken“

Am leichtesten erfolgt die Umstellung auf das hybride Arbeiten, wenn die Mitarbeiter:innen die Vorteile für die eigene Arbeit und das eigene Wohlbefinden klar spüren und sehen.

Das gilt auch und gerade für das Nutzen digitaler Tools bzw. das Ändern täglicher Routinen. „Nicht schon wieder ein neues Tool!“ – Diese Reaktion sollten Sie möglichst nicht bekommen. Daher ist es hilfreich, immer wieder auf das „WARUM“ der Umstellung hinzuweisen und vor allem auf die für die Arbeitnehmer:innen verbundenen Vorteile beim hybriden Arbeiten (siehe Blog-Beitrag), die ja auch Grundlage für die angegangenen Änderungen sind.

5. Respektvolles Vertrauen

Ein zentraler Aspekt, der gleichzeitig nur schwer greif- und noch schwerer klar definierbar ist, ist das notwendige respektvolle Vertrauen.

Da viele der Tätigkeiten beim hybriden Arbeiten nicht im Büro und damit nicht in der unmittelbaren Wahrnehmung der Vorgesetzten stattfindet, lassen sich deren Ausführung nur schwer überprüfen.

Allerdings ist das auch nicht notwendig, da es es im Grunde nicht auf die zeitlichen Umfang, also das Input, ankommt, sondern vielmehr auf das Ergebnis, also das Output. Und das ist so oder so sichtbar, egal wo und wie es erstellt wurde. Und wenn doch auch in Bezug auf die Zeit und Art der Erstellung mehr Transparenz notwendig sein sollte, helfen Kanban-Baords (siehe Punkt 7).

6. Aktivitätsbasiertes Arbeiten

Wenn nicht mehr das Büro der alleinige Ausführungsort aller Arbeiten ist, sondern die Mitarbeiter:innen flexibel zwischen Homeoffice und Büro wechseln können, dann gilt es ganz genau zu überlegen, wo welche Arbeit am sinnvollsten erledigt werden kann.

Dieses Prinzip nennt man „aktivitätsbasiertes Arbeiten“. Dahinter steht die Idee, dass Mitarbeiter:innen viel produktiver sind, wenn sie ihre Aufgaben in den dazu passenden Räumlichkeiten erledigen können.

Das Verfassen von Dokumenten, das konzentrierte Arbeiten an einer komplexen Sachen, das längere Telefonieren u.ä. lässt sich zum Beispiel besonders gut in der ruhigen Umgebung des Homeoffice erledigen. Für das kreative Brainstorming mit Kolleg:innen, das Führen von Personalgesprächen etc. eignet sich wiederum besser die Büroumgebung. Aktivitätsbasiert ausgerichtet sollten auch Büros nicht mehr primär aus Einzelbüros bestehen, sondern sich in verschiedene funktionale Arbeitsbereiche aufteilen.

7. Agile & flexible Arbeitsmethoden

Erfahrungsgemäß ist die Umstellung auf hybrides Arbeiten dann besonders erfolgreich, wenn der Veränderung agile und flexible Arbeitsmethoden zu Grunde liegen. Das muss nicht gleich die Einführung von SCRUM sein, da diese Methode in nicht-IT-bezogenen Projekten nur schwer zu implementieren ist.

Ein Gamechanger für die gesamte Organisation ist meist schon die Umstellung auf agile Kanban-Boards, wie z.B. mit Trello oder ähnlichen Tools.

Diese erleichtern nicht nur die Transparenz sowie vor allem auch das eigenständige Arbeiten und vertrauensvolle Miteinander. So sieht der/die Chef:in jederzeit, wer gerade woran arbeitet, so dass es keinerlei Kommunikation mehr hinsichtlich der Projektstatus u.ä. bedarf. Relevante Informationen zu Projekten etc. sind jederzeit (im Pull-Verfahren) abrufbar und müssen nicht mehr mühsam und mit viel Zeitaufwand über Emails oder Meetings an die anderen weitergegeben werden.

8. Digitale Arbeitsgrundlagen

Da beim hybriden Arbeiten die Mitarbeiter:innen nicht mehr gleichzeitig an einem Ort anwesend sind, bedarf es für ein friktionsfreies Arbeiten insbesondere digitaler Arbeitsgrundlagen. Das betrifft z.B. sowohl das vorstehend genannte Aufgabenmanagement über Kanban-Boards als auch gemeinsame digitale Datenspeicher bzw. Kalender, idealerweise in der Cloud.

Mit der passenden digitalen Hard- und Software können die Mitarbeiter:innen von überall arbeiten und haben jederzeit Zugriff auf alle notwendigen Informationen.

9. Prototypen & Ausbaustufen

Da bei der Einführung bzw. Optimierung hybriden Arbeitens zu Beginn häufig unklar ist, welche konkreten Strukturen und Prozesse für die eigene Organisation am besten geeignet sind, empfiehlt es sich, diese erst einmal in einigen wenigen Teams als Prototyp zu testen. Mit den Ergebnissen aus diesen Tests wird der Prototyp so optimiert, dass dann der Rollout in die ganze Organisation erfolgen kann.

Wenn die Umstellung auf mehreren Ebenen, also zum Beispiel sowohl auf Organisations- als auch Teamebene erfolgt, bietet es sich zudem an, den Prozess in mehreren Ausbaustufen anzugehen.

10. Begleitendes Coaching & Schulungen

Wie oben schon angesprochen empfehlen wir immer und unbedingt, die Einführung von neuen Prozessen bzw. neuen digitalen Tools durch Schulungen und längerfristige Coachings zu begleiten. Denn: Die Einführung neuer Routinen braucht eine gewisse Zeit der Einübung, bis die neuen Prozesse „wieder sitzen“ und automatisiert erfolgen.

Das ist nicht anders als beim Autofahren: auch wenn ich die Theorie verstanden habe, kann ich nicht alles bei der ersten Fahrstunde richtig anwenden, sondern brauche einige Zeit und Übung, bis alle Abläufe „in Fleisch und Blut“ übergegangen sind und nur noch wenig Nachdenken erfordern.

Auch beim hybriden Arbeiten gilt: Übung macht den Meister. Schließlich müssen die neuen veränderten Kommunikations- und Arbeitsprozesse erst wieder eingeübt und wiederholt angewendet werden, bis sie sich wieder für alle natürlich und gut anfühlen.

So, das sind sie, die zehn Erfolgsfaktoren für hybrides Arbeiten.

Welchen der Erfolgsfaktoren finden Sie am schwierigsten umzusetzen? Schreiben Sie Ihre Gedanken gern in die Kommentare.

Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, wie Sie sich selbst nachhaltig und erfolgreich auf den Weg des hybriden Arbeiten machen können, dann laden Sie sich gern unsere kostenlose „Roadmap zum Hybriden Arbeiten“ herunter. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung wissen Sie genau, welche Meilensteine auf dem Weg des hybriden Arbeitens zu gehen sind und was Sie dabei berücksichtigen müssen.

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