Aktivitätsbasiertes Arbeiten – Was es ist und warum es für hybrides Arbeiten essentiell ist

Viele Studien zeigen: Wenn Mitarbeiter:innen sich in ihrer Arbeitsumgebung frei bewegen können und gleichzeitig in Verbindung bleiben, sind sie zwangsläufig produktiver, sowohl einzeln als auch im Team. Dazu muss allerdings die Arbeitsumgebung so gestaltet sein, dass sie auch wirklich produktiv arbeiten lässt. Das Konzept des "Aktivitätsbasierten Arbeitens" legt genau hierfür die Grundlagen.

Wir erklären Ihnen daher in diesem Blog dieses so zentrale Konzept und zeigen natürlich auch, warum es für das hybride Arbeiten so wichtig ist. Gleichzeitig geben wir Ihnen praktische Beispiele, wie aktivitätsbasiertes Arbeiten ganz konkret in der Praxis aussehen kann.

• Grundlagen hybriden Arbeitens
• September 21, 2022

Wenn man im Internet nach dem Begriff „Aktivitätsbasierten Arbeiten“ (ABA) – oder im englischen Original „Activity Based Working“ (ABW) – sucht, findet man viele Ergebnisse und gleichzeitig viele verschiedene Interpretationen. Im Zusammenhang damit findet man auch viele alternative Begriffe finden (Lean Office, agiles Arbeiten, Smart Working usw.), die sich alle mehr oder weniger auf dieselben Ideen beziehen.

In diesem Blog-Post soll es indes vor allem darum gehen, den Begriff des aktivitätsbasierten Arbeitens näher zu erläutern. Warum?

Weil aus unserer Sicht das aktivitätsbasierte Arbeiten die Basis für vieles ist, was das hybride Arbeiten nicht nur im Grundverständnis, sondern auch in der täglich gelebten Praxis leichter macht.

Allerdings sei in diesem Zusammen eine wichtige Einschränkung gemacht: Bis zur Corona-Pandemie wurde der Begriff des „aktivitätsbasierten Arbeitens“ hauptsächlich für das Arbeiten im Büro genutzt.

Warum?

Nun ja, weil Arbeiten vor Corona bis auf wenige Ausnahmen ausschließlich im Büro stattfand.

Für die grundsätzlichen Erklärungen zu aktivitätsbasiertem Arbeiten greifen wir daher auf die bisher gängigen Definitionen und Spezifizierungen zurück, um darauf aufbauend die Bedeutung des „aktivitätsbasierten Arbeitens“ für das „hybride Arbeiten“ herauszuarbeiten.

In concreto soll es im folgenden Blog-Post um folgende Punkte gehen:

1. Aktivitätsbasiertes Arbeiten – Was es ist und was es nicht ist
2. Warum aktivitätsbasiertes Arbeiten für hybrides Arbeiten so wichtig ist
3. Wie man am besten entscheidet, welche Aktivität wo stattfinden soll
4. Welche Kernaspekte aktivitätsbasiertes Arbeiten ausmachen
5. Welche aktivitätsbasierten Arbeitsumgebungen es typischerweise gibt
6. Wie aktivitätsbasiertes Arbeitens in der Praxis konkret angewendet wird
7. Wann aktivitätsbasiertes Arbeiten das Richtige für Ihre Organisation ist

1. Aktivitätsbasiertes Arbeiten – Was es ist und was es nicht ist

Zu allererst wollen wir so etwas wie eine Definition vorausschicken:

• Aktivitätsbasiertes Arbeiten (ABA) ist eine Arbeitsweise, bei der die Mitarbeiter:innen (gemeinsam) eine Vielzahl von Arbeitsumgebungen nutzen, die so gestaltet sind, dass sie verschiedene Arten von Aktivitäten unterstützen (daher der Name „aktivitätsbasiert“).

Auch wenn das Konzept des „Activity Based Working“ (ABW) gut zu unserer heutigen Kultur des „On-Demand“ und „All individualized“ passt, ist das Konzept indes nicht gerade neu.

Offiziell begann alles mit Robert Luchetti, einem amerikanischen Architekten, der 1983 die Idee stark machte, „Aktivitäts-Settings“ für eine Vielzahl von Bürotätigkeiten zu schaffen, z. B. für das fokussierte Schreiben oder die Durchführung von Besprechungen. Während sich „Activity Based Working“ (ABW) in Amerika damals noch nicht durchsetzen konnte, wurde es in Ländern wie Australien, Dänemark, den Niederlanden und Schweden schneller übernommen.

Der Begriff „tätigkeitsbezogenes Arbeiten“ wurde dann von dem niederländischen Berater Erik Veldhoen (Veldhoen + Co.), der auch das Buch „The Demise of the Office“ geschrieben hat, in „The Art of Working“ geprägt.

In den 1990er Jahren arbeitete Veldhoen + Co. mit Interpolis, einer der größten Versicherungsgesellschaften in den Niederlanden, zusammen, um das tätigkeitsorientierte Arbeiten in allen Büros einzuführen. Nachdem Interpolis die wahre Flexibilität und Freiheit erkannt hatte, die ihren Mitarbeiter:innen dadurch geboten wurde, lehnte sich das Unternehmen weit aus dem Fenster: Sie schafften die festen Schreibtische ab und ermutigten die Manager:innen, den Mitarbeiter:innen völlige Autonomie zu gewähren, damit sie selbst entscheiden können, wann, wo und wie lange sie arbeiten.

Das eingebundene Erklär-Video illustriert noch einmal anschaulich (auf Englisch), was genau „Activity Based Working“ ist und warum es so wichtig ist. Wer vertiefte weiterführende Informationen zum Thema wünscht, dem empfehlen wir die Lektüre des E-Book „ACTIVITY-BASED WORKING The Purenet Practice Guide“ von Juriaan van Meel.

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Über aktivitätsbasiertes Arbeiten (ABW) gibt es allerdings auch viele falsche Vorstellungen. Hier ist ein Überblick darüber, was es NICHT ist:

• Es ist kein Hot-Desking: Hot-Desking bedeutet nur die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen und nicht, dass die Mitarbeiter mehr Wahlmöglichkeiten haben, wann und wo sie arbeiten.
• Es ist kein Großraumbüro: Wie der Name schon sagt, sind Großraumbüros einfach offen. ABW ist insofern anders, als es eine Mischung aus offenen und geschlossenen Arbeitsbereichen bietet, die allen zur Verfügung stehen.
• Es ist kein Einrichtungskonzept: Natürlich gibt es bei ABW eine starke Designkomponente, da es in der Regel neue Möbel und räumliche Veränderungen erfordert, aber bei dem Konzept geht es in erster Linie um organisatorische Veränderungen, nicht um schicke, neue Möbel.
• Es ist keine Kostensenkungsmaßnahme: Das ABW-Konzept spart in der Regel Geld, aber eine einseitige Konzentration auf die Kosten wird nicht zum Erfolg führen. Das Hauptziel sollte darin bestehen, die Produktivität zu verbessern, indem eine Vielfalt von Tätigkeiten optimal ermöglicht wird.
• Es ist keine Formel: ABW-Projekte haben in der Regel viele Gemeinsamkeiten, aber ABW sollte nicht als Lösung von der Stange betrachtet werden. Es handelt sich vielmehr um ein Konzept, das auf die spezifische Kultur und die konkreten Aktivitäten einer Organisation zugeschnitten werden muss.

2. Warum aktivitätsbasiertes Arbeiten für hybrides Arbeiten so wichtig ist

Beide Konzepte haben viel miteinander zu tun. Und doch sind sie natürlich unterschiedlich.

Hier nochmal die Definition von aktivitätsbasiertem Arbeiten: Es ist eine Arbeitsweise, bei der die Mitarbeiter (gemeinsam) eine Vielzahl von Arbeitsumgebungen nutzen, die so gestaltet sind, dass sie verschiedene Arten von Aktivitäten unterstützen (daher der Name „aktivitätsbasiert“).

Und dazu in Gegenüberstellung nochmal die Definition von hybridem Arbeiten, wie in unserem entsprechenden Blog-Artikel ausführlich dargestellt: Hybrides Arbeiten bezeichnet eine zeit- und ortsunabhängige Form der Arbeit, bei der Arbeitnehmer:innen (mehr oder weniger) flexibel zwischen der Arbeit im Büro und außerhalb des Büros wechseln können.

Also: Beide Definitionen beziehen sich auf die Wahl des Arbeitsortes bzw. der Arbeitsumgebung.

Während in Vor-Corona-Zeiten alle Aktivitäten primär im Büro ausgeführt wurden, haben Arbeitnehmer:innen beim hybriden Arbeiten die Wahl zwischen zwei oder sogar mehr Optionen:

1. dem Arbeiten im Büro
2. dem Arbeiten im Homeoffice (Work From Home – WFH) und
3. sofern von der eigenen Organisation erlaubt: dem mobilen Arbeiten von überall, also auch im Café, am Strand, im Ausland etc. (Work From Anywhere – WFA).

Das verbindende Element zwischen beiden Konzepten ist dabei, dass das Konzept des aktivitätsbasierten Arbeitens dabei hilft zu entscheiden, welche Arbeiten idealerweise im Büro und welche im Homeoffice (bzw. an einem sonstigen Ort) erledigt werden sollten.

3. Wie man am besten entscheidet, welche Aktivität wo stattfinden soll

Jede Aktivität erfordert zur optimalen Erledigung der Aufgaben eine entsprechende Arbeitsumgebung:

• mal leise und ruhig (z.B. beim fokussierten Erstellen von Texten),
• mal dynamisch und laut (z.B. für kreative Brainstormings oder Workshops)
• mal klein und umgebungsarm (z.B. für vertrauliche Telefonate)
• mal weiträumig und gemütlich (z.B. für einen sozialen Austausch mit Kolleg:innen bei einem Kaffee)
• und so weiter…

Während diese Aktivitäten früher alle im Büro – idealerweise in einer aktivitätsbasierten Büroumgebung – erledigt wurden, hat die Corona-Pandemie gezeigt, dass einige Arbeiten sogar noch besser von zu Hause aus erledigt werden können.

Zumeist insbesondere, weil zu Hause die Ablenkung und der Einfluss von außen noch geringer ist als im ideal eingerichteten Büro. Allerdings natürlich nur, wenn die häusliche Situation nicht so – wie häufig zu Lockdown-Zeiten während Corona – geschaffen ist, dass auch Ehe- oder Lebenspartner:innen und sogar die Kinder daheim sind. Sofern die häusliche Situation eher unruhiger oder manchmal vielleicht sogar zu ruhig ist, ist ggf. das Arbeiten im Büro die bessere Option.

Wichtig ist es daher, möglichst verschiedene Arbeitsumgebungen anzubieten, die den jeweiligen Anforderungen nicht nur an die Aktivität selbst, sondern auch an die private Situation der jeweiligen Arbeitnehmer:in Rechnung trägt.

Zusammengefaßt lässt sich also sagen:

1. Die jeweils auszuführende Aktivität bestimmt den passenden Arbeitsort.
2. Der Arbeitsort kann dabei zu Hause oder im Büro (bzw. an jedem anderen Ort) sein.
3. Sofern das Büro als passender Arbeitsort identifiziert wird, sollte dieser idealerweise verschieden ausgestattete Bürobereiche haben, die für die jeweils unterschiedlichen Aktivitäten passen sind (mehr dazu weiter unten).

Wie aber entscheidet man am besten, ob das Büro oder das Homeoffice (bzw. ein anderer Ort) sich am besten eignet?

Folgende Fragen können helfen, diese Entscheidung fundierter zu treffen:

1. Um welche Aktivität geht es konkret?
2. Welche Art von Arbeitsumgebung brauche ich für eine bestmögliche Erledigung dieser Aktivität?
3. Wo finde diese Art von Arbeitsumgebung in optimaler bzw. bestmöglicher Ausführung?

Aus unserer Erfahrung haben sich inzwischen einige Erfahrungswerte dazu herauskristallisiert, wie die Grafik zeigt.

Welche Auswirkungen diese unterschiedliche Bewertung der jeweiligen Aktivität auf die Wahl des Arbeitsortes haben, stellen wir in einem anderen Blog-Post dar.

Im Folgenden wollen indes noch einmal auf einige wichtige grundlegende Rahmenparameter für aktivitätsbasiertes Arbeiten allgemein eingehen.

4. Welche Kernaspekte aktivitätsbasiertes Arbeiten ausmachen

Abgeleitet aus dem vorstehend Geschriebenen lassen sich die folgenden Kernaspekte aktivitätsbasierten Arbeitens – adaptiert für die besonderen Umstände des hybriden Arbeitens – bestimmen.

Während die ersten drei Aspekte aus der bisherigen bürobasierten Anwendung des aktivitätsbasierten Arbeitens abgeleitet sind, werden diese noch um zwei weitere Kernaspekte ergänzt, die die Besonderheit des hybriden Arbeitens widerspiegeln.

Folgende Kernaspekte werden für das aktivitätsbasierte Arbeiten in bisherigen Erklärungen definiert:

1. Vielfalt: Das Wesen eines ABW-Büros besteht darin, dass es dem Nutzer die Wahl lässt. Anstelle des traditionellen binären Modells, bei dem die Menschen entweder in einem Großraumbüro oder in einem geschlossenen Büro festsitzen, bietet das ABW-Konzept den Mitarbeitern eine Vielfalt von Möglichkeiten in Bezug auf Offenheit, Möbel, Größe, Technologie und Atmosphäre. Zum Beispiel eine Mischung aus regulären Arbeitsplätzen, Telefonkabinen, Ruhezonen, Pausenbereichen, Lounges und Projekträumen. Je nach Aufgabe, Stimmung und persönlichen Vorlieben können die Mitarbeiter jederzeit die für sie passende Umgebung wählen.
2. Gemeinsame Nutzung: In einem ABW-Büro steht alles allen zur Verfügung, unabhängig von ihrer hierarchischen oder funktionalen Stellung im Unternehmen. Die Logik, die hinter diesem „Free-Seating“-Ansatz steht, ist wohlbekannt: Herkömmliche Arbeitsplätze sind in der Regel nicht ausgelastet, da die Mitarbeiter:innen einen großen Teil ihrer Arbeitszeit außerhalb ihres Arbeitsplatzes verbringen – in Besprechungen, beim Plausch am Wasserspender, unterwegs oder bei der Arbeit von zu Hause aus. Durch die gemeinsame Nutzung von Arbeitsplätzen ist es möglich, eine größere Vielfalt an Einstellungen zu bieten und gleichzeitig Quadratmeter einzusparen, was sowohl finanzielle als auch ökologische Vorteile mit sich bringt.
3. Eine Art zu arbeiten: Das letzte definierende Merkmal von ABW ist, dass es sich um eine Arbeitsweise und nicht nur um ein Designkonzept des Büros handelt. Im Vergleich zu einer traditionellen Büroumgebung können die Mitarbeiter:innen in einem ABW-Büro viel unabhängiger arbeiten und selbst entscheiden, wo und mit wem sie arbeiten. Von den Manager:innen wiederum wird erwartet, dass sie ihre Mitarbeiter:innen anhand ihrer Leistung und nicht nur anhand ihrer Anwesenheit im Büro beurteilen. Diese Verhaltens- und Führungspraktiken, die beim hybriden Arbeiten ganz ähnlich sind, können nicht losgelöst von der physischen Arbeitsumgebung betrachtet werden – sie sind der Kern des ABW-Konzepts.

Diese drei klassichen Kernaspekte aktivitätsbasierten Arbeitens lassen sich indes grundsätzlich auch auf das flexible Wechselspiel zwischen Büro und Homeoffice beim hybriden Arbeiten anwenden – mit folgender Erweiterung:

1. Multilokalität: Auch beim hybriden Arbeiten haben die Mitarbeiter:innen eine Vielzahl Optionen für die beste Arbeitsumgebung zur Verfügung. Die Vielfalt erweitert sich allerdings zusätzlich um den Arbeitsort des „Homeoffice“ sowie – sofern in der Organisation mobiles Arbeiten erlaubt – um jeden weiteren Ort, an dem der bzw. die Arbeitnehmer:in gern und effektiv arbeitet.
2. Multifunktionalität: Anders als beim rein bürozentrierten „Activity Based Working“ verschwimmt beim hybriden Arbeiten die Trennung zwischen Privat und Arbeit der Aktivität. Da im Homeoffice häufig auch persönliche Gegenstände genutzt werden, Tisch, Stuhl etc., zeigt sich zudem eine Multi-Funktionsnutzung des Arbeitsgeräts, die juristisch nicht ganz unproblematisch und wohl auch noch nicht abschließend geklärt ist.

5. Welche aktivitätsbasierten Arbeitsumgebungen es typischerweise gibt

Aktivitätsbasierte Arbeitsplätze im Büro erfordern ein Neudenken bei der Gestaltung von Büroplänen.

Ideale aktivitätsbasierte Büroräume sollten so gestaltet sein, dass sie einerseits die Zusammenarbeit fördern sowie andererseits die Effizienz steigern und dabei gleichzeitig die Gesamtatmosphäre am Arbeitsplatz verbessern. Also eine „eierlegende Wollmilchsau“. Am einfachsten lässt sich das erreichen, wenn die Mitarbeiter:innen selbst definieren können, was ihnen beim effektiven Arbeiten hilft und was eher hinderlich ist. Es ist daher ratsam, die Mitarbeiter:innen bei einer Neueinführung von Anfang an miteinzubinden.

Insgesamt haben sich folgende typische Arbeitsbereiche beim aktivitätsbasierten Arbeiten (im Büro) als praktikabel und wichtig herauskristallisiert:

Arbeitsbereiche für Einzelpersonen

Anstelle des traditionellen Modells der Einzelarbeit am Schreibtisch bietet eine tätigkeitsbasierte Arbeitsumgebung zahlreiche individuelle Arbeitsumgebungen, die sich auf die Privatsphäre einer Person konzentrieren, z. B. durch gemeinsam genutzte Schreibtische, Einzelarbeitsplätze oder einen Einzelarbeitsräume.

Diese Räume sollten dabei den unterschiedlichen Bedürfnissen der einzelnen Mitarbeiter:innen entsprechen. Denn: Auch in Zeiten des Homeoffice bevorzugen einige Mitarbeiter:innen – häufig in Abhängigkeit von der jeweiligen familiären Situation – immer noch, fokussierte Arbeiten im Büro zu erledigen.

Offene Lounges oder kollaborative Räume

Hier handelt es sich um einen Aktivitätsbereich, der die Teamarbeit und die Zusammenarbeit in einem angenehmen Umfeld fördern soll. Ein „Collaborative Space“ kann ein geschlossener Raum mit einem Whiteboard und beweglichen Möbeln sein oder ein offener Raum mit Sitzgelegenheiten im Kreis.

Lounges sind speziell dafür konzipiert, eine Mischung aus Komfort und Produktivität zu bieten, so dass sie die perfekten Räume für Mitarbeiter:innen sind, um zu plaudern, individuell zu arbeiten, zusammenzuarbeiten oder zu entspannen.

Projekträume

Dies sind ruhige Räume und Besprechungszimmer, in denen kein oder nur minimaler Lärm erlaubt ist. Projekträume sind wegen ihrer Vielseitigkeit in einem Unternehmen besonders wichtig. Mit einem Projektraum können Sie aber auch einen kleinen Raum für einige wenige Personen mit Videokonferenz-Tools und einem Whiteboard einrichten.

Café-Bereich

Café-Bereiche sind ebenfalls offene Café-Arbeitsbereiche, die auf der Gestaltung und Auswahl der Möbel basieren. Sie können z. B. eine kleine Lounge in Ihren Cafébereich einbauen, Tische für schnelle Besprechungen oder Sitzbänke.

Besprechungsräume und Telefonkabinen

Private Räume eignen sich am besten für Besprechungen oder Treffen zwischen Mitarbeitern und der Personalabteilung, während Telefonkabinen einen Raum bieten, in dem die Mitarbeiter privat und in Ruhe Anrufe entgegennehmen können.

Mehr zu der Frage, wie sich aktivitätsbasiertes Arbeiten konkret auf die Gestaltung des hybriden Büros auswirkt, findet sich in einem anderen Blog-Artikel.

6. Wie aktivitätsbasiertes Arbeitens in der Praxis konkret angewendet wird

Einen sehr guten praktischen Einblick, wie aktivitätsbasiertes Arbeiten in der Praxis funktioniert, geben zwei Video-Touren (auf Englisch) von Ministerien in West-Australien, die das Konzept bereits voll umgesetzt haben.

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