ÜBER UNS

Wir selbst haben hybrides Arbeiten bereits vor vielen, vielen Jahren eingeführt – lange vor der Corona-Pandemie.

Ausgangspunkt war damals – wie so oft – ein ganz persönlicher Bedarf.

Angefangen haben wir ursprünglich als rein virtuelles Team und haben das auch über viele Jahre zufrieden praktiziert. Gemeinsame Treffen haben wir in Coworking-Spaces abgehalten. Das hat uns ein persönliches Beisammensein ermöglicht und gleichzeitig das Arbeiten weiterhin flexibel gehalten.

Irgendwann wurde dann das Team jedoch so groß, dass uns deutlich wurde, dass wir ein Büro brauchen, um uns regelmäßig zu sehen und dort auch gemeinsam arbeiten zu können. Allerdings war auch damals schon klar, dass nicht alle immer jeden Tag ins Büro gehen.

Deshalb haben wir unser Büro schon vor Jahren so eingerichtet, dass es sehr flexibel gestaltbar ist und verschiedene Arten von Büronutzung ermöglicht – angefangen bei normaler Schreibtischarbeit, über gemeinsame Treffen im Team bis hin zu vertraulichen Besprechung oder ungestörter Deep-Work-Arbeit.

Wie vermutlich bei vielen anderen Teams auch war bei uns seit Anfang an eine Herausforderung, die Arbeit so zu organisieren, dass wir möglichst wenig Reibungsverluste oder Verzögerungen bzw. sogar doppelte Arbeiten haben.

Wichtig war und ist uns, dass alle Mitarbeitenden immer alle wichtigen Infos parat haben, selbst wenn sie nicht jeden Tag ins Büro kommen – und wissen, welche Aufgaben sie selbst gerade in der Pipeline haben bzw. woran gerade die Kolleg:innen arbeiten.

Unser wichtigstes Tool dafür war von Anfang an unser agiles Aufgabenmanagement-System. Wir nutzen schon seit ca. 8 Jahren Trello. Damals gab es noch gar nicht viele Alternativen. Aber auch heute sind wir noch absolut von den Funktionalitäten und Vorzügen dieses tollen Tools überzeugt. Wir können uns gar nicht mehr vorstellen, unsere Zusammenarbeit ohne Trello zu organisieren.

Auch wir haben auch schon vor Corona Trello mit all unseren Kund:innen in den Projekten genutzt – auch wenn wir damals dafür manchmal schräg angeschaut wurden. Letztlich hat es allerdings irgendwie immer geklappt – auch mit Kund:innen aus dem öffentlichen Bereich.

Eine weitere große Herausforderung war und ist der starke Zusammenhalt innerhalb unseres Teams. Um diesen zu stärken und intensiv zu halten, haben wir über die Jahre vieles ausprobiert, unter anderem die Nutzung von Co-Working-Spaces oder auch phasenweise verpflichtende Anwesenheit im Büro.

Unsere Erkenntnis daraus ist, dass der Teamzusammenhalt absolut oberste Priorität haben muss.

Was auch bedeutet, dass die jeweiligen „Regelungen“, die es dann dafür braucht, sich mit dem Team und den Umständen verändern müssen. Aktuell fährt unser Team am besten mit regelmäßigen (informellen) Teamtreffen in Kombination mit 1:1-Interaktionen.

So richtig vermeiden wollen würden wir unsere Fehler zwar nicht (denn aus Fehlern lernt man bekanntlich ja am besten), aber zurückblickend gibt es sicherlich die ein oder andere Wegbiegung, die anstrengend war.

So haben wir beispielsweise lange Trello auch als eine Art Wissensspeicher genutzt (in Kombination mit Leitfäden auf unserem Laufwerk) – was in unserem stetig wachsenden Team mit der Zeit nicht mehr ausreichte. Der Übergang von Laufwerken + Trello als Wissensspeicher hin zu einem digitalen, dynamischen Wissensspeicher (bei uns: Slab) hätten wir schon früher anfangen können und hätten uns so einige doppelte Arbeit und so manche Wissenslücke gespart.

Insgesamt hatten wir aber einen enormen Vorteil bei der Einführung unseres hybriden Arbeitens: nämlich Zeit.

Da wir schon vor vielen Jahren mit hybridem Arbeiten angefangen haben – auch wenn wir es damals natürlich noch nicht so genannt haben – und uns nichts drängte, konnten wir uns in Ruhe ausprobieren und eingrooven. So haben wir jeweils den nächsten Schritt mit guter Vorplanung und strategischem Weitblick zu nehmen versucht.

Dabei hat sich bei uns bewährt, mit dem Prinzip des „Bestandsschutzes“ vorzugehen: Wenn also mal was nicht gepasst hat, haben wir uns das Problem angeschaut und unser Vorgehen geändert. Wenn das nicht die Lösung gebracht hat, haben wir nach einer gewissen Testzeit („Bestandsschutz“) einen neuen Lösungsansatz gesucht und diesen wiederum getestet.

So ist im Verlauf der vielen Jahre bei uns inzwischen eine hybride Arbeitsform entstanden, die einerseits ein hochproduktives UND gleichzeitig entspanntes Arbeiten mit einer guten Work-Life-Balance ermöglicht.

Das ist gar nicht so einfach zu sagen. Grundsätzlich aber helfen vermutlich vor allem folgende, bei uns geltende Regeln:

1. Das allerwichtigste ist ganz bestimmt: Wir nutzen für die Organisation und Abstimmung all unserer internen Aufgaben und externen Projekte ein agiles Aufgabenmanagement-Tool (Trello): Auf den verschiedenen Boards sehen so alle und zu jederzeit, was gerade ansteht und wer woran arbeitet. Damit geht nichts verloren und wir vermeiden überflüssige (De-)Briefings zum Status Quo.
2. Unsere inhaltlichen Abstimmungen, sei es zu internen Aufgaben oder in externen Projekten, machen wir fast immer virtuell, wobei die für das Treffen verantwortliche Person IMMER eine Agenda (in Trello) vorbereitet, die dann im Treffen eingeblendet und nach und nach abgehakt wird: So fokussieren wir uns in unseren Treffen immer auf genau das Wichtige und Relevante und können die Treffen immer kurz (unter einer Stunde) halten.
3. Wir machen sehr regelmäßig informelle Team-Treffen in Präsenz (meist alle 4-6 Wochen). Das heißt, wir gehen etwa gemeinsam Essen, auf den Weihnachtsmarkt oder ins Café um die Ecke. Wichtig ist uns dabei der persönliche Austausch auf der menschlichen Ebene (und natürlich leckeres Essen ;-)). Diese Treffen helfen uns, einander immer im Blick zu behalten und deutlich zu spüren, wie es den anderen geht.
4. Für uns funktioniert es gut, auf unterschiedlichen Kanälen zu kommunizieren (E-Mail, Signal, Trello-Kommentare, Telefon). Hierfür haben wir klare Regeln, welche Informationen auf welchem Kanal an wen und in welcher Form gesendet werden. Dadurch haben wir ein sehr geringes Kommunikationsrauschen und Abstimmungen erfolgen immer sehr schnell und ohne viel Hin und Her.

Die äußeren Bedingungen für unser Team haben sich in den letzten Jahren häufig gewandelt. Dabei blieb eine wichtige Konstante für unseren Team-Zusammenhalt immer: der persönliche Kontakt.

Auch, wenn sich theoretisch jede Aufgabe per Trello-Kommentare oder E-Mail regeln ließe, haben wir die Erfahrung gemacht, dass der schnelle Griff zum Hörer bzw. zum Zoom-Knopf und der damit verbundene direkte Austausch mit den Kolleg:innen enorm wichtig ist. Insbesondere, wenn man viel im Homeoffice bzw. alleine arbeitet. Genau hierfür gibt es auch unsere eher informell gehaltenen Teamtreffen, die den persönlichen Kontakt untereinander stärken und dabei gleichzeitig auch das professionelle Miteinander erleichtern.

Und wenn es doch knirscht oder Probleme gibt, haben wir mit regelmäßigen Retrospektiven sowie Teammeetings bzw. persönlichen Gesprächen viele Möglichkeiten, die Dinge schnell anzusprechen. Und die Lösung ist dann meist auch gar nicht mehr schwierig zu finden, sondern liegt oft schon auf der Hand.

1. Machen Sie alle Aufgaben über ein Aufgabenmanagement-Tool (z.B. Trello) transparent: So sparen Sie unnötige Abstimmungen und Irritationen dazu, wer gerade woran arbeitet und was eigentlich die anderen so machen.
2. Berücksichtigen Sie in Ihrem hybridem Arbeitsmodell die Bedarfe aller relevanten Sphären (Organisation, Teams, Individuum): Nur wenn alle Perspektiven eine angemessene Berücksichtigung finden, kann hybrides Arbeiten langfristig erfolgreich gelingen. Das betrifft sowohl eine effektive Kommunikation und Organisation als auch das zwischenmenschliche Miteinander.
3. Machen Sie sich einen gut durchdachten Plan und setzen Sie diesen dann agil, also flexibel, um: Ein solider Plan ist wichtig, um ein klares Ziel vor Augen zu haben. In der täglichen Bearbeitung der damit verbundenen Aufgaben sollte man allerdings flexibel bleiben und das Vorgehen so anpassen, so dass die kurzfristig auftretenden internen und externen Hindernisse angemessen genommen werden können. Ein transparentes Aufgaben-Tool hilft sehr, dabei nicht den Überblick und das Ziel aus den Augen zu verlieren.