Wie Sie erfolgreich hybride Teams managen

Hybride Teams erfolgreich zu managen, ist nicht einfach. Vielleicht haben Sie das auch schon erfahren und sind deshalb auf der Suche nach Anregungen, wie sich Teams, die flexibel zwischen Büro und Homeoffice arbeiten, besser und entspannter managen lassen.

Wir arbeiten seit vielen Jahren – schon lange, lange vor Corona – hybrid zusammen. Und haben entsprechend nicht nur schon viel ausprobiert, sondern auch viele Fehler gemacht.

Beim Ausprobieren, was hybrid funktioniert und was nicht, haben sich gewisse Erfahrungswerte und Richtlinien rauskristallisiert, die wir Ihnen hier gern vorstellen möchten.

Sechs Meilensteine haben sich aus unserer Erfahrung herausgebildet. Jeder dieser Meilensteine hat ein bestimmtes Ziel und vertiefende spezifische Aufgabenpakete.

Wenn Sie diese sechs Meilensteine nach und nach erledigen, haben Sie alle wichtigen Grundlagen geschaffen, damit Ihr(e) Team(s) erfolgreich hybrid arbeiten können.

1. Das passende „hybride Setup“ aufsetzen

Als erstes gilt es das „hybride Setup“, also die Rahmenbedingungen für das hybride Arbeiten, für das bzw. die eigene(n) Team(s) aufzusetzen. Dieses Setup leitet sich aus den Vorgaben aus der Gesamtorganisation ab und müssen dann für die einzelnen Teams in diesem Schritt konkretisiert und praktisch handhabbar gemacht werden.

Welche Schritte zu gehen sind, um die hybriden Vorgaben für die eigene Organisation erfolgreich zu entwickeln, finden Sie in unserem entsprechenden Blog-Post „Wie Sie erfolgreich zu einer hybriden Organisation werden“.

Aber zurück zum hybriden Team-Setup. Wie die organisatorischen Vorgaben zum hybriden Arbeiten zu konkretisieren sind, hängt natürlich ganz stark von den entsprechenden Vorgaben ab, insbesondere vom hybriden Arbeitsmodell. Entscheidend ist dabei häufig die Frage, welches Arbeitsmodell in der Organisation gilt. Dabei gibt es drei verschiedene Optionen, die wir in einem anderen Beitrag ausführlich beschreiben.

Aber auch die organisatorischen Vorgaben zur Bürogestaltung und zu den technischen Grundlagen gilt es auf den Bedarf des eigenen Teams zu konkretisieren. Last, but definetely not least gilt es die passenden Arbeitsstrukturen- und prozesse aufzusetzen. Das ist aus unserer Erfahrung der allerwichtigste Teil, da er darüber bestimmt, wie produktiv und gleichzeitig entspannt die tägliche Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern funktioniert.

So, und hier noch einmal alle Arbeitsschritte für diesen Meilenstein im Überblick:

1. Die Vorgaben zum hybriden Arbeitsmodell für das eigene Team konkretisieren
2. Die “hybriden Büro-Räume” für den eigenen Bedarf definieren und einrichten
3. Die passende Technik für den eigenen Bedarf definieren und installieren
4. Die passenden Arbeitsstrukturen/-prozesse für die konkrete eigenen Zusammenarbeit definieren und aufsetzen

2. Effektiv hybrid zusammenarbeiten

Wenn das hybride Setup gut aufgesetzt ist, gilt es den nächsten Konkretisierungsschritt zu gehen: nämlich das Aufsetzen der richtigen Strukturen und Prozesse für die tägliche hybride Zusammenarbeit.

Dazu zählen neben einer digitalen Dokumentenablage (z.B. OneDrive, Dropbox, pCloud), einem digitalem Terminkalender (z.B. Outlook, iCal) auch ein digitales Wissens- und Informationsmanagement-System (z.B. Slab, Guru) .

Und natürlich und vor allem ein digitales Aufgabenmanagement-System wie z.B. Trello, Monday oder Clickup. Aus unserer Erfahrung ist ein digitales Managen der anstehenden Aufgaben DER absolute Gamechanger für jedes Team. Digitale Aufgabenverwaltung ist mehr als eine To-Do-Liste. Es bedeutet, Aufgaben von Anfang bis Ende zu verfolgen, Unteraufgaben an Teamkolleg:innen zu delegieren und Fristen zu setzen, um sicherzustellen, dass Projekte pünktlich fertiggestellt werden. Nicht nur die Kolleg:innen sehen jederzeit, wer woran arbeitet, sondern auch die jeweiligen Vorgesetzten. So muss niemand – sei es schriftlich oder mündlich – Status-Updates geben, wer woran gerade arbeitet. Aus unserer Erfahrung eine Zeitersparnis von ca. 25-30 Prozent, die für produktiv für die eigentliche Aufgabenerledigung genutzt werden können.

Ja, und alles MUSS digital sein. Und sollte auch ausschließlich digital genutzt werden. Also, idealerweise keine parallel geführten analogen Aktenordner etc. Denn: Nur wenn alles digital ist, können diejenigen, die aus dem Homeoffice arbeiten, genauso leicht und effektiv Zugriff zu allen notwendigen Informationen haben.

Zusammengefaßt sind hier noch einmal die notwendigen Arbeitsschritte innerhalb dieses Meilensteins:

1. Eine klar strukturierte digitale Dokumentenablage aufsetzen, in der sich alle Dokumente gezielt ablegen, schnell wiederfinden und einfach nutzen lassen
2. Einen differenzierten digitalen Terminkalender nutzen
3. Ein Aufgabenmanagement-Tool aufsetzen und etablieren, mit dem sich Aufgaben einfach und transparent delegieren sowie bearbeiten lassen
4. Ein digitales Wissens- und Informationsmanagement aufsetzen und etablieren, um Wissen schnell und einfach abrufbar zu haben

3. Effektiv hybrid kommunizieren

Sind alle Strukturen und Prozesse für die tägliche hybride Zusammenarbeit aufgesetzt, gilt es sich den darauf aufbauenden Kommunikationsstrukturen und -prozessen zu widmen.

Konkret heißt das: Auf welchen Kommunikationskanälen (Email, Telefon, Videokonferenzen, Meetings etc.) sollen welche Informationen wie zwischen wem kommuniziert werden?

Beim hybriden Arbeiten ist in diesem Zusammenhang sehr wichtig, gut zwischen asynchronem (ungleichzeitigem) und synchronem (gleichzeitigem) Kommunizieren zu differenzieren. Zu den synchronen Kommunikationsformen zählen z.B. Meetings, Telefonate oder Videokonferenzen. Asynchrone Kommunikation umfasst dagegen den Informationsaustausch z.B. via Aufgabenmanagement-System, Kalender, Email oder Messenger Chats etc., bei der der/die Rezipient:in selbst darüber entscheidet, wann er/sie die Information aufnimmt. Generell gilt dabei folgende Regel: So viel asynchron wie möglich, so viel synchron wie nötig.

Und eine zweite Differenzierung ist noch wichtig: nämlich die zwischen Push- und Pull-Informationen. Bei Pull-Informationen holt sich der/die Empfänger:in die betreffende Information, wenn er/sie sie braucht – und auch nur dann, z.B. über ein Aufgabenmanagement oder Wissensmanagement-System. Bei Push-Informationen dagegen werden die Informationen dem/der Empfänger:in übermittelt – egal, ob sie gebraucht wird oder nicht. Zu den Push-Formen zählen Emails, Meetings (auch per Video). Hierbei gilt folgende Regel: So viel Pull wie möglich, so viel Push wie nötig. Denn so sparen alle Zeit, die sie nicht in überflüssigen Informationsaustausch investieren müssen.

Für das effektive täglichen Arbeiten in hybriden Teams ist zudem essentiell, wie die Meetings gestaltet sind. Nicht nur, wann zwischen wem welche Meetings in welcher Form (Präsenz oder virtuell bzw. hybrid) stattfinden, sondern vor allem auch wie sie stattfinden. Hierzu gäbe es viel zu sagen, was jedoch einem anderen Blog-Post vorbehalten bleiben muss.

Wichtig zu erwähnen wäre an dieser Stelle vielleicht nur dies: Von hybriden Meetings würden wir stark abraten. Warum? Weil sie im Grunde nicht funktionieren: Die Personen, die nicht präsent anwesend sind, haben einen starken Nachteil, in der gleichen Intensität und Durchsetzungskraft an dem Meeting teilzunehmen. Deshalb ist unsere Empfehlung für das Problem: 1 remote – all remote. Soll heißen, sobald eine Person nicht präsent dabei sein kann, sollte das Meeting für alle virtuell sein.

Sofern im Team kleine oder große Projekte gemanagt werden, empfehlen wir zudem ein spezielles digitale Projektmanagement mit besonderen Meeting-Formen, Informationsaustausch etc. Das digitale Projektmanagement ist eine besondere Ausformung der allgemeinen digitalen Zusammenarbeitsstrukturen und -prozessen (siehe 2.) und berücksichtigt die besonderen Anforderungen, die das Managen insb. größerer Projekte hat.

Und schließlich sollten natürlich auch auf den Teambedarf angepasste informelle Kommunikationsprozesse aufgesetzt werden, die gewährleisten, dass der Teamzusammenhalt auch in hybriden Strukturen funktioniert. Hierfür gibt es viele Optionen, für die jedoch ebenfalls ein anderer Blog-Post vorbehalten ist.

Und das sind sie, die vier Arbeitsschritte für diesen Meilenstein im Überblick:

1. Differenzierte, bedarfsgerechte Kommunikationskanäle definieren und etablieren Routinen für die allgemeine Kommunikation festlegen
2. Eine bedarfsgerechte und produktive hybride Meeting-Struktur und -kultur etablieren
3. Ein effektives, digitales Projektmanagement etablieren
4. Informelle Kommunikation & Socializing nach Bedarf gewährleisten

4. Im hybriden Team wohlfühlen

Auch die besten hybriden Strukturen und Prozesse bringen jedoch nichts, wenn nicht auch die Teamkultur stimmt und sich die Kolleg:innen im Team richtig wohl fühlen.

Der soziale Zusammenhalt, der im Büro häufig vor allem durch die informellen Gespräche in der Kaffeeküche oder beim gemeinsamen Mittagessen entsteht, ist in hybriden Kontexten nicht leicht herzustellen. Denn: Die Mitarbeiter:innen, die häufig oder sogar ausschließlich aus dem Homeoffice arbeiten, könnten an diesen präsenzbasierten Aktivitäten des Team nicht teilnehmen.

Umso wichtiger ist es, auch beim hybriden Arbeiten hierfür einen adäquaten Ersatz zu schaffen. Einen guten Ansatz hierfür bietet ein vorausgehendes Brainstorming zu den Fragen: Was hat bisher besonders gut zum Teamzusammenhalt beigetragen? Was machen wir im Team besonders gern? Und wie läßt sich das bestmöglich in den virtuellen bzw. hybriden Kontext übertragen?

Ein Ansatz, damit das Team trotzdem stark und verbunden bleibt, ist, das Socializing bewußt von der täglichen Arbeit abzukoppeln und dafür besondere Gelegenheiten zu schaffen. So hat sich als sehr praktikabel erwiesen, inhaltliche Teammeetings kurz und sehr effektiv als Videokonferenz zu gestalten, in denen nur wenig Zeit für informellen Austausch eingeplant wird. Für den so wichtigen informellen Austausch werden dann dafür extra Meetings oder Aktivitäten eingeplant, wie z.B. ein gemeinsames Picknick im nächst gelegenen Park, „Virtuelle Coffee-Chats“, oder ein gemeinsamer Besuch eines Museum oder so.

Wichtig bei allem ist, das gegenseitigen Verständnis für die jeweiligen Bedarfe und Befindlichkeiten des/r Anderen im Blick zu haben und zu berücksichtigen. Nur mit gemeinsam gelebter Verantwortung kann der langfristige Teamzusammenhalt gelingen – das gilt Präsenzarbeit im Büro genauso wie für hybride Formen der Zusammenarbeit.

In Kurz, folgende Aufgaben gilt es in diesem Meilenstein anzugehen:

1. Eine hybride Teamkultur aufbauen und stärken
2. Den Teamzusammenhalt trotz ungleichzeitiger Anwesenheit erhalten & fördern
3. Gegenseitige Verantwortung fördern & leben
4. Gegenseitige Achtsamkeit und Verständnis für unterschiedliche persönliche Bedarfe wahren

5. Wirkungsvoll hybrid führen

Wirkungsvolles Führen ist in hybriden Kontexten nicht leicht.

Eine der wichtigsten Parameter ist der Wechsel zu einem entsprechend hybriden Mindset und Führungsverständnis, in dem die im Büro präsenten Mitarbeiter:innen nicht anders behandelt werden als diejenigen, die im Homeoffice arbeiten. Was natürlich einfacher gesagt als getan ist. Allerdings gibt es hierfür einige Good Practices, die sich aus unserer Erfahrung herauskristallisiert haben.

Eine große Unterstützung und Erleichterung hierbei ist ein transparentes Aufgabenmanagement-System (siehe 2.), durch das weniger Zeit in die Abstimmung von Aufgaben investiert und mehr für die eigentliche Aufgabenerledigung genutzt werden kann. Ein solches Aufgabenmanagement hilft sehr dabei, die Produktivität hochzuhalten, auch wenn nicht alle Mitarbeiter:innen gleichzeitig im Büro anwesend sind.

Empathisches Führen über die virtuelle Distanz ist wohl eine der schwersten Aufgaben von Führungskräften beim hybriden Arbeiten. Anders als beim rein Remote-Arbeiten können hierfür aber auch Präsenz-Treffen und Aktivitäten genutzt werden. Wichtig ist dabei jedoch vor allem, regelmäßige institutionalisierte Feedback-Einheiten zu nutzen, um ausreichend Raum für kritische Aspekte zu geben und größere Konflikte so gar nicht erst entstehen zu lassen. Aus unserer Erfahrung ist es dabei sinnvoll, sowohl Reviews (Feedback zu den Inhalten der Arbeit) und Retrospektiven (Feedback zur Art und Weise der Arbeit) zu nutzen und die eigene Effektivität und gleichzeitig Freude des eigenen Arbeitens stetig zu verbessern.

Und das sind sie, die 5 Aufgabenpakete, die in diesem Meilenstein zu gehen sind:

1. Hybrides Mindset & Führungsverständnis fördern & leben
2. Aufgaben für alle transparent delegieren und kontrollieren
3. Dem hybriden Team Richtung geben
4. Produktivität trotz ungleichzeitiger Anwesenheit hochhalten
5. Mitarbeiter:innen trotz ggf. fehlender Nähe empathisch führen
6. Institutionalisiertes Feedback zu Inhalten und zum Prozess etablieren

6. Hybrides On- & Offboarding einfach machen

Das On- und Offboarding von Mitarbeiter:innen ist ein sehr wichtiger Aspekt beim Managen von hybriden Teams. Hier zeigt sich im Besonderen, wie gut die vorstehend beschriebenen Aspekte funktionieren.

Auch beim hybriden On- und Offboarding basiert idealerweise alles auf digitalen Zusammenarbeits- und Kommunikationsstrukturen und Prozessen (siehe 2. und 3.), um von überall Zugriff auf die notwendigen Informationen zu ermöglichen.

Da wir ja schon lange hybrid arbeiten, haben wir entsprechend auch schon viel ausprobiert. Herauskristallisiert hat sich dabei ein guter hybrider Onboarding-Prozess mittels digitalem Aufgabenmanagement-System, das von einem Mentoring-Prozess begleitet wird. Damit lassen sich neue Mitarbeiter:innen schnell und effektiv einarbeiten – bei gleichzeitig intensiver sozialer Integration.

Ein vergleichbares System haben wir auch für das Ausscheiden von Mitarbeiter:innen entwickelt. Hier gilt es vor allem, das wichtige Wissen der ausscheidenden Personen zu bewahren und den/die Mitarbeiter:in würdig zu verabschieden.

Viel gibt es zum On- und Offboarding zu schreiben; zu wenig passt in diesen Überblicksartikel. Daher: Wenn Sie mehr zu unserem hybriden On- bzw. Offboarding-Prozess wissen möchten, sprechen Sie uns gern an.

Folgende Aufgabenpakete sind für das hybride On- bzw Offboarding zu beachten:

1. Digitale Grundstruktur und virtuellen Prozess aufsetzen
2. Neue Mitarbeiter:innen individuell begleiten (Mentoring)
3. Neue Mitarbeiter:innen eigenständig nach Plan einarbeiten lassen
4. Ausscheidende Mitarbeiter:innen würdig verabschieden
5. Das Wissen ausscheidender Mitarbeiter:innen bewahren

Fazit

Für die Umsetzung dieser sechs Meilensteine, die wir hier beschrieben haben, sollten Sie ungefähr 6 bis 12 Monate Zeit einplanen. Das Wichtigste dabei ist, das Aufsetzen der entsprechenden Systeme und das diesbezügliche Einüben der verbundenen Prozesse.

Wenn Sie Ihr eigenes System dann erstmal aufgesetzt haben, werden Sie sehen, wie entspannt und gleichzeitig produktiv hybrides Arbeiten sein kann.

Falls Sie selbst planen, systematische hybride Strukturen und Prozesse in Ihrem Team aufzusetzen, würden wir Ihnen empfehlen über folgende Fragen nachzudenken:

• Haben wir schon die digitalen Grundstrukturen und -prozesse, die für ein effektives hybrides Arbeiten notwendig sind? Falls nicht, ist es möglich und gewünscht, eine entsprechende Umstellung zeitnah vorzunehmen?
• Was sind aktuell die größten Herausforderungen beim täglichen Arbeiten zwischen Homeoffice und Büro? Zu welchem der sechs Meilensteine bzw. welchem untergeordneten Aufgabenpaket lassen sich diese Herausforderungen zuordnen?

Wenn Sie Ihre bestehenden Herausforderungen mit Hilfe der vorstehenden Fragen identifiziert haben, haben Sie einen klaren Ansatzpunkt, um Ihre aktuelle Situation schnell und nachhaltig zu verbessern.

Wir haben natürlich für alle Aufgabenpakete in den sechs Meilensteinen differenzierte Anleitungen, die Sie nutzen können. Schreiben Sie uns bei Interesse gern an kontakt@beyond-akademie.de.

Wenn Sie weiterführende Informationen wünschen oder Fragen zum Thema haben, vereinbaren Sie einen Termin zu einem virtuellen Kaffee, bei dem wir Ihnen gern mehr zum Thema erzählen.