Ein gutes hybrides / virtuelles Meeting erfordert einen guten Check-in. Davon sind wir überzeugt.
Mit „gutem Check-in“ meinen wir einen Check-in, der nicht einfach nur einfach fragt „Wie geht es Euch heute?“, sondern sorgfältig auf die Bedürfnisse dieses speziellen Meetings abgestimmt ist. Check-Ins sind auf jeden Fall mehr als belangloser Small Talk, wie wir am Ende bei den Beispiel-Fragen noch klar aufzeigen werden.
Das soll allerdings nicht heißen, dass Check-Ins lang, intensiv oder mühsam zu planen sind. Aber sie erfordern eine bewusste Gestaltung.
Manche betrachten Check-Ins sogar als eine Kunstform. Wir lieben vor allem das, was ein guter Check-In hervorbringt: Vertrauen zwischen den Meeting-Teilnehmer:innen und einen guten Einstieg in die geplante inhaltliche Arbeit des Meetings.
Gern möchten wir Ihnen Im folgenden Blog-Post Check-Ins etwas näher bringen und dabei folgende Aspekte beleuchten:
- was genau ein Check-In ist
- welchen Zwecken ein Check-In dient
- was Kriterien für gute Check-Ins sind sowie
- einige Beispielen für gute Check-In-Fragen vorstellen.
Also, fragen wir an – zunächst mit der Frage, was überhaupt ein Check-In ist.
Was genau ein Check-In ist
Ein Check-in ist eine Gelegenheit, sich zu Beginn einer Besprechung zwanglos auszutauschen und ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die anderen Teilnehmer:innen an dem Gespräch teilnehmen.
Das Einchecken vor einer Teambesprechung oder einem Einzelgespräch lädt die bzw. der Teilnehmer:in zum Gespräch ein und gibt so allen die Möglichkeit, sich auf den gegenwärtigen Moment und das kommende Meeting zu konzentrieren. Das ist gerade in der heutigen Zeit so wichtig, wo viele von uns den ganzen Tag von einer Besprechung zur nächsten rennen – meist ohne sich die Zeit zu nehmen, gelegentlich auch mal innezuhalten.
Check-ins können von jeder/m im Team durchgeführt werden. Wenn Sie das Team leiten, können Sie sie anführen oder jede Woche eine neue Person mit der Leitung der Check-ins beauftragen.
Vielleicht noch eine weitere Anmerkung an dieser Stelle: Gelegentlich werden neben Check-In zu Beginn eines Meetings auch Check-Outs am Ende abgehalten. Wir halten Checkouts für nicht ganz so wichtig und bevorzugen am Ende von Meetings eher eine Konzentration auf die nächsten Schritte und den Ausblick auf das nächste Treffen. Zumal wir die Erfahrung gemacht haben, dass zwei persönliche Einheiten pro Meeting häufig als zu viel empfunden werden.
Warum Check-Ins gerade für hybrides Arbeiten so wichtig sind
Check-Ins sind wichtig. Das gilt auch und gerade für das hybride Arbeiten.
Zum einen treffen sich in hybriden Teams nur noch selten alle Team-Mitglieder regelmäßig in persona. Das wiederum bedeutet, dass das persönliche Kennen untereinander und das Wissen um die Befindlichkeiten und privaten Umstände häufig weniger ist bzw. wird. Denn: In den regelmäßigen Online-Meetings konzentrieren wir uns meist auf die effektive und schnelle Besprechung der notwendigen Inhalte, so dass der nette, persönliche Small Talk, der sonst im Büro oder bei Präsenzmeetings stattfindet, häufig wegfällt. Dabei ist gerade er der Mörtel eines starken Team-Zusammenhalts.
Aber auch für externe Meetings sind Check-Ins wichtig: Sie ermöglichen den Aufbau einer persönlichen Ebene, die die automatische Distanz der „gekachelten Gesichter“ etwas auflöst und das Gefühl einer persönlichen Nähe zumindest annähernd vermitteln kann.
Bei hybrid durchgeführten Meetings ermöglichen Check-Ins zudem, dass alle Meeting-Teilnehmer:innen – auch die nur virtuell zugeschalteten – zumindest einmal zu Wort kommen. Gerade in etwas größeren Meetings mit mehrere Teilnehmer:innen gehen etwas introvertierte, nicht so laute Personen manchmal etwas unter.
Check-Ins ermöglichen also zu Beginn eines Meetings, dass jede/r Teilnehmer:in zumindest einmal für alle sicht- und hörbar wird, als präsente Person registriert wird und sich zudem selbst auf das Meeting einstellen kann.
Zusammengefaßt lassen sich die wichtigsten drei Zwecke von Check-Ins wie folgt formulieren:
1. Check-Ins bauen Vertrauen auf
Ein geschicktes Check-in hilft den Teilnehmer:innen, mehr über die Personen zu erfahren, die mit ihnen gerade an dem virtuellen bzw. hybriden Meeting teilnehmen. Er ermutigt zu einem gewissen Maß an Verletzlichkeit, auch wenn diese in einem lockeren und lustigen Ton erfolgt. Das ist wiederum wichtig, um die Gruppendynamik in Gang zu bringen und gleichzeitig zu entmystifizieren. Und vor allem: Sie schafft psychologische Sicherheit für die anstehende Arbeit, indem sie den Gegenüber persönlich greif- und erfahrbar macht.
2. Check-Ins fördern die Integration
Ein guter Check-in gibt den anwesenden Teilnehmer:innen das Gefühl, gesehen und gehört zu werden. Beim Check-In wird ein Umfeld geschaffen, in dem jeder eine Stimme hat – unabhängig davon, wie viel er/sie sonst in dem Meeting in inhaltlicher Hinsicht zu sagen hat. Ein guter Check-In sendet die Botschaft: „Du bist sichtbar. Du hast etwas beizutragen. Du bist anerkannt, willkommen und wirst ermutigt, Dich zu äußern.“
3. Check-Ins stimmen die Teilnehmer:innen auf die anstehende Arbeit ein
Last but not least legt ein effektives Check-in den Grundstein für die Hauptaktivität und das Thema des Treffens. Er richtet das Denken der Teilnehmer:Innen auf das aktuelle Thema aus und spiegelt die kommenden gedanklichen und kollaborativen Aufgaben wider, z. B. Reden, Schreiben, Brainstorming oder Makrodenken.
All diese Zwecke zeigen, wie wichtig gut gemachte Check-Ins sind. Aber wie macht man einen guten Check-In, so dass es nicht nur einfach bei der Frage „Wie geht es Dir heute?“ bleibt.
Wie man einen guten Check:in gestaltet, das beantwortet der nächste Abschnitt.
8 Faktoren für die Gestaltung eines guten Check-Ins
Alle, die Check-Ins nutzen, wissen, dass es gar nicht so einfach ist, einen Check-In richtig gut zu machen. Viele Faktoren spielen für das Gelingen eine Rolle. Die wichtigsten acht Faktoren wollen wir Ihnen nachfolgend näher beschreiben:
1. Machen Sie es persönlich
Ihr Check-in sollte zum persönlichen Austausch einladen, natürlich ohne es zu übertreiben.
Ziel des Check-Ins ist es, die Teilnehmer:in dazu zu bringen, etwas Interessantes mitzuteilen, das die Zuhörer:innen im Raum aufhorchen lässt, aber dennoch dem Rahmen angemessen ist.
Das Gespräch sollte persönlich sein, ohne zu sehr in die die Intimsphäre des bzw. der Einzelnen einzugreifen.
Sie sollten den richtigen Punkt finden, wenn es darum geht, Ihre Check-Ins zu personalisieren. Fragen wie „Wie geht es dir?“ können ermüdend sein und wirken unauthentisch. Wenn Sie mehrmals am Tag nur oberflächlich nachfragen, kann das vielmehr den Eindruck erwecken, dass Sie wertvolle Zeit für die Zusammenarbeit und die Arbeit vergeuden und die Produktivität beeinträchtigen.
Zielen Sie auf nachdenkliche, offene Fragen und Achtsamkeitsanregungen:
- Wofür sind Sie heute dankbar und warum?
- Welche Musik berührt Sie? Welche Gefühle werden bei diesen Klängen wach?
- Welches Hintergrundbild hast du gerade auf PC / Smartphone? Warum dieses?
- Worauf kannst du heute verzichten?
- Nennen Sie eine bemerkenswerte Sache, die Sie heute getan haben.
- Nennen Sie eine Sache, die Ihnen hilft, sich während des Tages geerdet zu fühlen.
2. Bedenken Sie die psychologische Sicherheit
Denken Sie daran, dass das Meeting ein sicherer Raum für die Teilnermer:innen ist und sein muss. Machen Sie daher jeden Check-in in einer Sitzung völlig freiwillig.
Ganz gleich, ob die Teilnehmer:innen keine Antwort wissen, nicht in die Enge getrieben werden wollen oder einfach keine Lust haben, an diesem Tag teilzunehmen, sollten sie ohne weitere Erklärung einfach „Nein“ sagen können.
Erinnern Sie Ihre Meeting-Teilnehmer:innen daran, dass die Beantwortung der gestellten Fragen in keiner Weise verpflichtend ist, sollten sie nicht teilnehmen wollen.
Ein sicherer Raum für Check-Ins sieht so aus:
- Keine Beurteilung oder Kritik an den Antworten der anderen.
- Niemals jemanden zu einer Antwort zwingen.
- Nicht zu persönlich werden oder persönliche Grenzen überschreiten.
3. Berücksichtigen Sie den zeitlichen Meeting-Rahmen
Eine gute Check-In-Aufforderung passt zu den praktischen Rahmenbedingungen des Treffens, einschließlich Dauer und Anzahl der Teilnehmer:innen.
Eine gute Frage kann ein gutes Gespräch auslösen. Auch wenn Sie eine unterhaltsame Diskussion nicht unterbrechen wollen, ist es doch wichtig, dass Ihre Besprechungen nicht aus dem Ruder laufen. Als Faustregel können Sie versuchen, die Dauer der Check-Ins auf 5 Minuten zu beschränken. Je nachdem, wie viele Personen Sie in Ihrem Team haben, können Sie den Mitarbeiter:innen im Voraus mitteilen, wie lange sie jeweils zu antworten haben.
Vielleicht können Sie sich sogar nur ein paar Sekunden pro Person leisten – auch das geht! Machen Sie dann einige Vorgaben, z. B.:
- In nur einem Wort oder Satz: Nach welchem Wetter fühlen Sie sich heute?
- Beschreiben Sie in 20 Sekunden, was Sie an Ihrem Wohnort lieben.
- Auf einer Skala von 1 bis 10, wie präsent fühlen Sie sich im Moment?
- Auf einer Skala von 1 bis 10, Wie viel Zeit zum Ausruhen/Arbeiten/Spielen hatten Sie dieses Wochenende?
Auch eine kurze Aufforderung kann sehr wirkungsvoll sein, wenn sie mit Absicht und Sorgfalt formuliert wird.
Und nicht zu vergessen: Die Teilnehmer:innen werden es Ihnen danken, wenn Sie auf die Zeit achten! Niemand mag zu lange Einführungen, die vom eigentlichen Thema abhalten und das Meeting nur unnötig verlängern.
4. Berücksichtigen Sie das soziale Umfeld
Ihr Check-in sollte auf die emotionale, kulturelle und politische Dynamik des Meetings zugeschnitten sein.
Wenn Sie sich mehrmals pro Woche treffen, sollten Sie für Abwechslung sorgen! Halten Sie Ihre Check-Ins an manchen Tagen leicht und gehen Sie dafür an anderen Tagen in die Tiefe. Im Laufe der Zeit wird Ihre durchdachte Vielfalt an Aufforderungen dazu beitragen, Vertrauen, Engagement und Kameradschaft zu schaffen.
Wenn das Team oder die Organisation vor kurzem einen großen Einschnitt erlebt hat, sind Ihre Meeting-Teilnehmer:innen vielleicht abgelenkt und verzweifelt. Ein guter Check-in würde diese Tatsache anerkennen und sie vielleicht auffordern, ihre Gedanken zu verarbeiten oder mitzuteilen.
Und es versteht sich wahrscheinlich von selbst, aber wenn eine hochrangige Leitungsperson im Meeting dabei ist, ist es vielleicht nicht der beste Zeitpunkt, um vom peinlichsten Moment im Leben zu berichten oder von den noch bestehenden Träumen in beruflicher Hinsicht zu schwärmen.
Wenn es sich um ein informelles Treffen von gut befreundeten Kolleg:Innen handelt, können dagegen natürlich auch gern mal spaßige oder kreative Check-Ins gemacht werden.
5. Berücksichtigen Sie den Kreis der Teilnehmer:innen
Versuchen Sie, sich in die Teilnehmer:innen des Meetings hineinzuversetzen und wählen Sie einen Check-in, der für diese Gruppe Sinn macht.
Nicht jede Person kann zu jeder Frage Stellung nehmen. Jüngere Teilnehmer:innen können vielleicht mit politischen Fragen nichts anfangen. Für sie eignen sich vielleicht eher praktische, erfahrungsbasierte Fragen wie z.B.:
- Was werden Sie dieses Wochenende tun?
- Wenn Sie jetzt 100 Euro hätten, was würden Sie kaufen?
Andere, hochqualifizierte Entscheidungsträger z.B. in einem Mastermind-Kurs, wollen vielleicht gerade eher ausgefallene, abstrakte Check-Ins machen, um sich auf bevorstehende Kreativ-Sitzung einzustimmen.
Versuchen Sie es ggf. auch mit einigen unkonventionellen Fragen oder Check-in-Aufforderungen:
- Nennen Sie 3 Gegenstände, die Sie immer in der Nähe Ihres Schreibtisches aufbewahren, und sagen Sie, warum.
- Würden Sie lieber Gedanken lesen oder in die Zukunft sehen können?
Also, achten Sie darauf, dass Sie in jeder Sitzung Formulierungen und Konzepte wählen, die bei den jeweiligen Teilnehmer:innen auf Resonanz stoßen.
6. Stellen Sie idealerweise eine Verbindung zum Thema und zur Aktivität des Tages her
Lassen Sie die Teilnehmer:innen idealerweise schon im Check-In das tun, was sie später im Meeting in inhaltlicher Sicht tun sollen. Also: Die Teilnehmer:innen sollen später etwas schreiben? Lassen Sie sie bereits im Check-In die Antwort auf die Frage schreiben. Sie sollen später reden? Lassen Sie sie schon im Check-In reden. Sie sollen später brainstormen? Lassen Sie sie bereits im Check-In Ideen entwickeln.
Idealerweise dient ein gute Check-In als mentales Aufwärmtraining für das Hauptthema der Sitzung. Was zugegebenerweise nicht einfach und manchmal auch schlichtweg nicht möglich ist.
Versuchen Sie z. B. bei einer wöchentlichen Team-Demo ein leichtes, aber umfassendes Was-wäre-wenn-Spiel:
- Wenn Sie auf Anhieb eine beliebige Sprache fließend sprechen könnten, welche wäre das?
- Wenn Sie als ein Tier wiedergeboren würden, welches wären Sie am liebsten?
Neben verbalen Fragen können zudem auch visuelle Anregungen genutzt werden. Untenstehend geben wir Ihnen als Anregung ein Visual Check-In von Mural, die viele weitere Beispiele bereithalten.
7. Bereiten Sie sich auf ein Entgleisen vor
Ein tiefgreifender, echter Check-in kann manchmal zu entgleisenden Gesprächen führen, die sich nicht mehr stoppen lassen, ohne dass das Vertrauen schwer beschädigt wird.
- Erzählen Sie von einem Moment, in dem Sie darüber klar wurden, welche Partei Sie am überzeugendsten finden und wählen möchten?
- Wann haben Sie das letzte Mal geweint?
Das sind wichtige Fragen. Sind Sie darauf vorbereitet, wohin sie führen könnten?
8. Geben Sie jedem Check-In eine wirkliche Bedeutung
Bezug zu den Meeting-Teilnehmer:innen aufzubauen ist ein entscheidender Bestandteil jedes erfolgreichen Meetings. Und trägt nicht zuletzt auch zum inhaltlichen Erfolg Ihres Meetings bei.
Das gilt übrigens auch und insbesondere für regelmäßige Check:ins im Team. Auch wenn es verlockend sein mag, diesen Schritt zu überspringen und gleich zum Geschäftlichen überzugehen, trägt die regelmäßige Durchführung von Check-Ins zu einer Teamkultur bei, die von psychologischer Sicherheit, menschlicher Verbundenheit und Spaß geprägt ist.
Überlegen Sie sich die Check-In-Frage für jedes Meeting sehr genau. Und variieren Sie Ihren Einstieg. Fragen für Check-Ins gibt es sehr viele, so dass es an Abwechslung nicht mangeln sollte.
Im Folgenden haben wir Ihnen einige Beispiel für gute Check-In-fragen aufgeführt, die Sie gern als Inspiration nehmen können.
Beispiele für gute Check-In-Fragen
Im Internet gibt es inzwischen viele Übersichten mit guten Check-In-Fragen. Wir möchten Ihnen hier einige ausgewählte vorstellen. In den Links zu weiteren Fragen-Quellen weiter unter finden Sie noch viele andere.
Wir haben die Check-In-Fragen in zwei Kategorien eingeteilt: in Fragen für die persönliche Ebene und in Fragen für die berufliche Ebene.
1. Fragen für die persönliche Ebene
Folgend finden Sie einige Fragen, die die persönliche Ebene zwischen den Teilnehmer:innen stärken.
- Was ist ein Interesse von Ihnen, das andere wahrscheinlich nicht kennen?
- Was ist etwas, das Sie in Ihrer Freizeit gerne machen, und warum mögen Sie es?
- Was ist etwas (eine Tätigkeit, eine Person, ein Ort usw.), das Ihnen Freude bereitet?
- Was ist eine Sache, für die Sie derzeit Zeit/Energie außerhalb der Arbeit aufwenden?
- Was ist etwas, das wir nicht über Sie wissen würden, wenn wir Sie ansehen?
- Was ist etwas, auf das Sie stolz sind, das Sie begeistert oder an dem Sie interessiert sind, und das die meisten Menschen hier nicht über Sie wissen?
- Was ist das Wichtigste, was wir über Sie wissen sollten?
- Was ist etwas, von dem die Leute überrascht sein könnten, wenn sie es über Sie erfahren?
- Was ist eine Sache, die Ihnen persönlich besonders am Herzen liegt?
- Was ist eine aktuelle Herausforderung, der Sie sich stellen müssen?
- Beschreiben Sie in einem einzigen Satz eine Sache in Ihrem Leben, für die Sie dankbar sind, und warum?
- Was ist ein ungewöhnlicher/ungewöhnlicher Job, den Sie im Laufe Ihrer Karriere hatten?
- Was ist ein Höhepunkt und ein Tiefpunkt Ihrer Woche?
- Erzählen Sie von einem Erfolg, den Sie in letzter Zeit hatten, entweder zu Hause oder bei der Arbeit?
- Was war das Schwierigste, was Sie seit unserem letzten Meeting tun mussten (persönlich oder beruflich)?
- Was ist eine Sache, auf die Sie sich in den kommenden 12 Monaten freuen?
- Was ist etwas, das Sie aufschieben oder bei dem Sie Hilfe brauchen?
- Wer ist für Sie ein Held und warum?
- Wenn Sie beruflich alles tun könnten, was Sie wollen, was würden Sie tun?
- Wenn Sie das Leben einer anderen Person im Laufe der Geschichte leben könnten, wessen Leben würden Sie leben und warum?
- Wenn Sie Augenzeuge eines beliebigen Ereignisses in der Geschichte sein könnten, welches Ereignis würden Sie wählen und warum?
- Was sehen Sie am liebsten im Fernsehen an?
- Was ist Ihr Lieblingsessen?
- Was ist Ihre Lieblingsfarbe, und wie fühlen Sie sich in dieser Farbe?
- Sind Sie Sonnenaufgang, Tageslicht, Dämmerung oder Nacht? Und warum?
- Sind Sie Frühling, Sommer, Herbst oder Winter? Und warum?
- Was wollten Sie werden, wenn Sie erwachsen sind?
- Wo sind Sie aufgewachsen, und was hat Ihnen dort gefallen?
- Wo wurden Sie geboren?
- Welchen Spitznamen hatten Sie im Laufe Ihres Lebens?
- Wer war Ihr/e Lieblingslehrer:in als Kind und warum?
- Welches ist die erste Zeichentrickfigur, die Ihnen in den Sinn kommt?
- Was ist ein Spiel aus Ihrer Kindheit, das Sie gerne gespielt haben?
- Welches war eines Ihrer Lieblingsbücher als Kind und warum hat es Ihnen gefallen?
2. Fragen für die berufliche Ebene
Folgende Fragen beziehen sich eher auf arbeitsbezogene Aspekte.
- Was hat gerade Ihre Aufmerksamkeit?
- Mit welchen Worten würden Sie beschreiben, wo Ihr Kopf ist? Wo ist Ihr Herz?
- Was ist etwas, das Sie gerade erleben, das andere wissen sollten?
- Was haben Sie 10 Minuten vor Beginn dieses Treffens gemacht/gearbeitet?
- Wenn Sie jetzt nicht in dieser Besprechung wären, worauf würden Sie sich dann konzentrieren?
- Wenn Ihre Gedanken von dem, was wir heute hier tun, abschweifen, wohin werden sie abschweifen und warum?
- Was geht Ihnen in letzter Zeit durch den Kopf?
- Gibt es irgendetwas, das Sie beschäftigt, das Ihre Teilnahme hier beeinflussen könnte?
- Was ist etwas, das Sie jetzt beiseite legen müssen, um sich auf dieses Treffen zu konzentrieren?
- Wenn Sie einen Energie-Indikator hätten, wie wir ihn für Batterien verwenden, wie viel Prozent Ihrer Energie würden Sie dann in diesen Tagen verbrauchen?
- Wenn Ihre derzeitige Stimmung/Gemütsverfassung ein Wetterbericht wäre, wie würde er lauten? (z.B. bewölkt, Gewitter am Horizont, sonnig und windig, ein Nordostwind)
- Was ist ein Ziel, das Sie für dieses Treffen haben?
- Bitte erzählen Sie kurz, was Sie dazu bewogen hat, an diesem Treffen teilzunehmen?
- Warum ist es wichtig, dass Sie heute hier sind?
- Welchen Wert erhoffen Sie sich von dieser Zusammenkunft?
- Bitte nennen Sie ein Wort, einen kurzen Satz, ein Symbol oder eine Metapher, die Ihre Erwartungen an diese Gruppe ausdrückt.
- Beantworten Sie in einem einzigen kurzen Satz, in Ihren eigenen Worten und aus Ihrer eigenen Perspektive diese Frage: „Warum sind wir hier?“
- Was ist das Beste, was uns als Ergebnis dieses Treffens passieren könnte?
- Was ist Ihr Traum für dieses Projekt?
- Was wäre, wenn wir es richtig machen würden? Was wäre die Auswirkung?
- Welche Frage würde, wenn sie beantwortet würde, den größten Unterschied zu unserem Erfolg machen?
- Welche Frage muss bis zum Ende dieses Treffens beantwortet werden?
- Was möchten Sie denken/fühlen, wenn Sie diese Zusammenkunft verlassen?
- Was muss bei diesem Treffen geschehen, damit es für Sie erfolgreich ist?
- Was ist das Minimum, das wir Ihrer Meinung nach bei diesem Treffen erreichen müssen?
- Was muss bei diesem Treffen passieren, damit Sie sagen können: „Das war ein zufriedenstellender und gut verbrachter Tag“?
- Stellen Sie sich vor, wir hätten X gelöst. Was würde Ihnen auffallen, was anders ist als heute?
So, das war’s für heute zum Thema Check-In.
Wenn Sie weitere Anregungen für Fragen suchen, finden Sie sie u.a. hier:
Zu guter Letzt noch eine Frage zum Abschluss:
Welchen Check-In werden Sie in Ihrer nächsten Sitzung ausprobieren?