Wie Sie zu einer hybriden Organisation werden

Wir werden häufig gefragt, wie man denn am besten vorgehen sollte, wenn man hybrides Arbeiten in der eigenen Organisation konkret einführen möchte.

Aus unserer langjährigen Erfahrung haben sich sechs Meilensteine herauskristallisiert, die es auf dem Weg zu nehmen gilt. Jeder dieser Meilensteine hat ein bestimmtes Ziel und vertiefende spezifische Aufgabenpakete.

Wenn Sie diese sechs Meilensteine nach und nach erledigen, haben Sie am Ende des Weges alle organisatorischen Grundlagen geschaffen, um erfolgreich hybrid in Zukunft zu arbeiten.

Und das sind sie, die sechs Meilensteine auf dem Weg zu einer hybriden Organisation.

1. Die hybride Vision für die Zukunft definieren

Ganz am Anfang des Weges steht das Formulieren einer „hybriden Vision“ für Ihre Organisation: Im Kern geht es dabei um die Frage, in welcher Konstellation Sie zukünftig hybrid arbeiten wollen. Dazu gilt es die wichtigsten Parameter zu definieren, anfangen von einem hybriden Arbeitsmodell, über die passende Gestaltung des Büros und der notwendigen Technik bis hin zur Etablierung der richtigen Strukturen und Prozesse, die für eine gute hybride Organisationskultur wichtig sind.

Die Vision sollte dabei sehr allgemein gehalten und vor allem zunächst die wichtigsten Parameter definieren, die Sie dann in den anderen Meilensteine vertiefter ausdifferenzieren.

Um zu einer individuell passenden „hybriden Vision“ zu gelangen, gilt es folgende drei Arbeitsschritte zu bearbeiten:

1. In der eigenen Organisation eine Erhebung zum Bedarf durchführen
2. Die Bedarfe und Anforderungen aus allen Blickwinkeln definieren
3. Eine Vision für die hybride Zukunft der Organisation formulieren

2. Das passende hybride Arbeitsmodell definieren

Auf Basis der initial definierten allgemeinen Parameter Ihrer hybriden Vision gilt es anschließend das für die eigene Organisation passende hybride Arbeitsmodell zu definieren.

Hier liegt häufig bei den meisten Organisationen eine der größten Herausforderungen: Welche Modell sollen sie wählen? Und wie stark sollten sie auf die Wünsche der Arbeitnehmer:innen eingehen? Was sollten Sie auf Organisationsebene vorgeben und was den Teams bzw. den einzelnen Mitarbeiter:innen zur Entscheidung überlassen?

Um im Ergebnis zu einem nachhaltig wirksamen Arbeitsmodell zu gelangen, empfehlen wir folgende Aufgabenpakete umzusetzen:

1. Das richtige hybride Arbeitsmodell für die eigene Organisation definieren
2. Den rechtlichen Rahmen klären
3. Die konkrete Nutzung des Arbeitsmodells befördern

3. Das hybride Büro der Zukunft (finden und) passend gestalten

Neben dem passenden hybriden Arbeitsmodell gilt es zudem genauer zu definieren, in welcher Form das bestehende oder ein neu zu findendes Büro gestaltet werden soll.

Auch hier stellen sich viele Fragen, die es für Führungsteams in der Organisation bei diesem Meilenstein zu beantworten gilt: Wie bekommen wir die Mitarbeiter:innen dazu, weiterhin das Büro zu nutzen und nicht hauptsächlich im Homeoffice zu arbeiten? Wie soll das Büro eingerichtet sein, damit es auch sinnvoll genutzt werden kann? Wieviel Räume und welche Art von Einrichtung brauche ich? Und muss ich jeder/m Mitarbeiter:in weiterhin einen eigenen Schreibtisch zur Verfügung stellen?

Aus unserer Erfahrung empfiehlt es sich, bei der hybriden Neuausrichtung des Büros das Prinzip des aktivitätsbasierten Arbeitens zu Grunde zu legen. Aktivitätsbasiertes Arbeiten ist ein Arbeitsstil, bei dem die Mitarbeiter je nach Art ihrer Tätigkeit aus einer Vielzahl von Arbeitsumgebungen auswählen können, kombiniert mit einer Arbeitsplatzerfahrung, die es ihnen ermöglicht, diese Bereiche den ganzen Tag über zu nutzen (mehr dazu).

Insgesamt empfehlen wir zum Gestalten Ihres individuell ausgerichteten „hybriden Büros“ folgende Aufgabenpakete umzusetzen:

1. Den aktivitätsbasierten Büro-Bedarf definieren
2. Das „Büro der Zukunft“ finden und funktional einrichten
3. Ggf. CoWorking Spaces & Hubs nutzen
4. Gemeinsam genutzte Arbeitsräume digital buchbar machen
5. Den Heimarbeitsplatz passend einrichten

4. Die passende Technik für hybrides Arbeiten nutzen

Erfahrungsgemäß wurde während der Homeoffice-Phasen zu Corona-Zeiten beim Technikbedarf viel nachgeholt, insbesondere bei der Hardware-Ausstattung. So haben inzwischen die meisten Mitarbeiter:innen einen Laptop mit Kamera (und ggf. sofern notwendig, VPN-Verbindung), so dass sie mobil von überall arbeiten können.

Bei der Software sieht die Bilanz dagegen etwas anders aus. Zwar haben viele Organisation auch hier nachgelegt (u.a. bei den Videokonferenz-Programmen) und ausprobiert. Allerdings zeigt sich hier häufig eine große Unsicherheit, was für ein erfolgreiches hybrides Arbeiten an digitalen Tools und Programmen wirklich. notwendig und sinnvoll ist. Und ja: was ggf. auch weggelassen werden kann.

Ähnlich unklar sind häufig, welche Datenschutz- und sonstigen IT-Sicherheitsbestimmungen sinnvoll und notwendig sind. Dabei gibt es hierfür klare Richtlinien, was in welcher Hinsicht zu beachten sind.

Im Allgemeinen sind für diesen Meilenstein folgende drei Aufgabenpakete anzugehen:

1. Die passende Hardware auswählen und einrichten
2. Die passende Software & digitale Tools auswählen, einrichten und schulen
3. IT-Sicherheit und Datenschutz gewährleisten

5. Die hybriden Arbeitsstrukturen/-prozesse definieren

Der vielleicht wichtigste anzugehende Meilenstein beim hybriden Arbeiten ist das Definieren der passenden hybriden Arbeitsstrukturen und -prozesse.

Denn: Eine einfache Übertragung der bisherigen analogen Prozesse in die digitale Welt funktioniert nicht. Vielmehr gilt es für ein erfolgreiches hybrides Arbeiten sich angepasste Strukturen & Prozesse zu überlegen, die sowohl aus dem Homeoffice als auch im Büro funktionieren.

Wie das geht? Nun, das ist ein so weiteres Feld, dass wir Sie an dieser Stelle nur einladen können, uns persönlich anzusprechen, damit wir Ihnen die dabei zu beachtenden Aspekte eingehender erläutern können.

Dieser Meilenstein ist der vielleicht arbeitsintensivste und gleichzeitig wichtigste. Hier legen Sie die Grundlagen für die neuen hybriden Routinen, die dafür sorgen (sollen), dass Sie auch zwischen Homeoffice und Büro weiterhin produktiv und fröhlich arbeiten können.

Folgende fünf Arbeitspakete gilt es in diesem Meilenstein zu bearbeiten, wobei der Umfang deutlich größer ist als bei den anderen Meilensteinen:

1. Die Grundlagen legen: Transparenz & Flexibilität
2. Sinnvolle Organisationsstrukturen mit Rollen und Verantwortlichkeiten definieren
3. Hybride Arbeitsstrukturen/-prozesse definieren und einrichten
4. Hybride Kommunikationsstrukturen/-prozesse definieren und einrichten
5. Wissen managen und bewahren

6. Eine hybride Organisationskultur fördern & ermöglichen

Ähnlich wie bei anderen Änderungsprozesse gelingt auch beim hybriden Arbeiten die Umstellung nicht von heute auf morgen, sondern erfordert neben einer die Änderung gutheißenden Einstellung auch und vor allem Übung.

Wenn dann einmal alle neuen Strukturen und Prozesse eingerichtet sind, gilt es diese konsequent anzuwenden. Wobei natürlich einmal aufgesetzte Prozesse nicht in Stein gemeißelt sind. Ganz im Gegenteil: Wie in den unseren Erfolgskriterien für hybrides Arbeiten (Link zum entsprechenden Blogpost) beschrieben, würden wir vielmehr ein kontinuierliche Weiterentwicklung eines zunächst grob definierten Prototypen empfehlen. Das genau passende hybride Modell muss in der Praxis erst ausprobiert und ggf. angepasst werden.

Da dieser Entwicklungsprozess ca. 2-6 Monate dauert, ist es umso wichtiger, gute Prozesse zur Lösung auftretender Konflikte aufzusetzen. Anlehnend an das agilen Arbeiten empfehlen wir, regelmäßige Retrospektiven durchzuführen.

Auch die soziale Bindung gilt es insbesondere beim hybriden Arbeiten zu fördern. Wenn nicht mehr alle Mitarbeiter:innen zu jeder Zeit im Büro anwesend sind, bedarf es besonderer Maßnahmen, um trotzdem den Teamzusammenhalt zu fördern.

Auch zu diesem Meilenstein ließe sich noch so viel schreiben. Und doch reicht an dieser Stelle nicht der Platz. Deshalb hier zum Schluss nur noch einmal die Aufgabenpakete genannt, die es in diesem Meilenstein anzugehen gilt:

1. Die Grundlagen legen: Vertrauen & Verantwortung
2. Die soziale Bindung in der Organisation fördern
3. Strukturen für effektives Konfliktmanagement schaffen
4. Diversität ermöglichen und unterstützen

Fazit

Was wir hier so kurz und knapp beschrieben haben, erfordert natürlich viel Zeit, Anstrengung und Energie, um es in die Praxis umzusetzen. Uns ist es jedoch wichtig, Ihnen den gesamten Prozess zu skizzieren. Wenn man den Überblick über alle notwendigen Schritt und das Ziel im Blick hat, fällt es aus unserer Erfahrung unseren Kunden leichter, auch den ersten Schritt zu gehen.

Auch wenn der Weg ein langer und mitunter beschwerlicher ist, so lässt er sich bei sukzessiven Beschreiten erfolgreich gehen.

Haben Sie sich schon auf den Weg hin zu einer hybriden Organisation gemacht. Und wenn ja: An welchem Meilenstein befinden Sie sich gerade?

Schreiben Sie Ihre Gedanken gern in die Kommentare. Sie helfen durch Ihre Erfahrungen vielleicht anderen, die eigene Situation besser einschätzen zu können.

Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, wie Sie sich selbst nachhaltig und erfolgreich auf den Weg des hybriden Arbeiten machen können, dann laden Sie sich gern unsere kostenlose „Roadmap zum Hybriden Arbeiten“ herunter. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung wissen Sie genau, welche Meilensteine auf dem Weg zu gehen sind und was Sie dabei berücksichtigen müssen.