Die „Hybrid Work Journey“ – Oder: Die drei Phasen hybriden Arbeitens

Hybrid Work Journey
Sind Sie noch in der Phase "Wir probieren das mal" oder gehen Sie das Thema "Hybrides Arbeiten" bereits strategisch und langfristig an?

Wir beschreiben in unserem Beitrag, wie Sie von der Version 1.0 in ein langfristig erfolgreiches "Hybrides Arbeiten 2.0" kommen und welche Schritte Sie dafür absolvieren müssen. Und wir erläutern Ihnen, warum es so wichtig ist, EINEN kritischen Wendepunkt zu nehmen.

Wir werden immer wieder gefragt, wie man denn am besten einen erfolgreichen Übergang zum hybriden Arbeiten schafft.

Tja, das ist eine gute Frage. Und natürlich weder einfach noch pauschal zu beantworten. Viel gibt es dazu zu sagen.

Wir möchten Ihnen in diesem Beitrag den Weg dorthin beschreiben, der aus unserer Sicht aus drei Phasen besteht – wie in unserem Schaubild oben dargestellt.

Dieser Prozess der „Hybrid Work Journey“ teilt sich in eine Etappe des „Hybriden Arbeitens 1.0„, in der Organisationen erste hybride Erfahrungen sammeln.

Um die zweite Etappe, das „Hybride Arbeiten 2.0“ zu nehmen, bedarf es zunächst eines bewußten Wendepunktes. In dieser zweiten Etappe bauen Organisationen dann strategisch eine vertiefte planerische hybride Kompetenz auf, die sie dann anschließend in die Praxis umsetzen, um so langfristig erfolgreich als „hybride Organisation“ wirken und arbeiten zu können.

Vom „Hybriden Arbeiten 1.0“ zum „Hybriden Arbeiten 2.0“

Aus unserer Erfahrung beschäftigen sich die meisten Organisationen (erst) seit der Corona-Pandemie mit dem hybriden Arbeiten. Aus guten Grund:

Durch die während Corona angeordneten Lockdowns und Homeoffice-Pflicht waren viele Organisationen gezwungen, von heute auf morgen (im wahrsten Sinne des Wortes!) auf ein flexibles Arbeiten zwischen Büro und Homeoffice umzustellen.

Diese Umstellung geschah aufgrund fehlender Vorerfahrungen zumeist eher ad-hoc und sehr pragmatisch. Neue – hybride – Strukturen und Prozesse wurden vorrangig durch Ausprobieren aufgesetzt und immer wieder angepasst.

Da hybrides Arbeiten in dieser Zeit und Form für die meisten neu war, bezeichnen wir diese Phase als „Hybrides Arbeiten 1.0“. In unserem Schaubild ist diese Phase des Sammelns erster hybrider Erfahrungen als Phase 1 ausgewiesen. Viele Organisationen sind indes heute schon bei Version 1.1 oder sogar noch höher, haben also ihren ursprünglichen Ansatz für das flexible Arbeiten zwischen Büro und Homeoffice bereits mehrfach angepasst.

Nach nunmehr gut zwei Jahren Pandemie und der klaren Erkenntnis, dass hybrides Arbeiten „gekommen ist, um zu bleiben“ stellen viele Organisationen auf ein langfristig und strategisch ausgerichtetes hybrides Arbeiten um.

Wir nennen dieses neues Zeitalter des Arbeitens „Hybrides Arbeiten 2.0“, ist es doch gewissermaßen nicht nur eine verbesserte Version der bisher angewandten Arbeitsform, sondern eine wirklich neue, strategisch angelegte Ausrichtung ist – zumeist in ganzheitlichem Sinne, angefangen bei einem verbindlich eingeführten hybriden Arbeitsmodell, über eine Neugestalten des „hybriden Büros“ bis hin zu neu aufgesetzten Strukturen und Prozessen der Zusammenarbeit & Kommunikation.

Warum der Übergang von Phase 1 zu Phase 2 so kritisch ist

Das aktiv und strategisch gestaltete hybride Arbeiten in Version 2.0 beginnt mit der bewußt und klar gefaßten Erkenntnis, dass ein „Weiter so“ nicht mehr möglich.

Was heißt das?

Der Übergang zu einem langfristig und strategisch angelegten Übergang erfordert ein bewußtes Neuaufsetzen bzw. Anpassen der allermeisten Zusammenarbeits- und Kommunikationsstrukturen bzw. -prozesse.

Allerdings gilt auch: Nicht für jede Organisation ist hybrides Arbeiten ein Muss oder überhaupt sinnvoll. Mit den folgenden Fragen zur Selbstevaluation können Sie für sich selbst überprüfen, ob hybrides Arbeiten das Richtige für Sie ist:

  • Glauben Sie, dass Sie Mitarbeiter:innen verlieren oder gar nicht erst bekommen, wenn Sie kein Homeoffice anbieten?
  • Glauben Sie, dass aktuell Ihre Produktivität leidet, weil Ihre Prozesse für das Arbeiten zwischen Büro und Homeoffice nicht optimal aufgestellt sind?
  • Glauben Sie, dass die möglichen Vorteile eines effizienten und entspannten Arbeitens zwischen Büro und Homeoffice den initialen Aufwand überwiegen?

Wenn Sie diese Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, sollten wahrscheinlich auch Sie über eine strategisch eingeführte Version 2.0 Ihrer aktuellen Strukturen und Prozesse nachdenken.

An diesem Wendepunkt (im Schaubild gelb markiert) gibt es allerdings einen sehr wichtigen, kritischen Aspekt zu beachten:

Die Führungsebene der Organisation muss mit an Board sein. Sie muss den Übergang von der pragmatischen „Wir machen mal „-Phase („Hybrides Arbeiten 1.0“) hin zu einem strategischen Ansatz („Hybrides Arbeiten 2.0“) bewußt unterstützen und idealerweise sogar vorantreiben. Denn: Die Transformation erfordert eine nicht unwesentliche Umstellung der bisherigen Strukturen und Prozesse in der gesamten Organisation und muss entsprechend sowohl strategisch eingeführt als auch finanziell und personell abgesichert sein.

Die „Einbindung der obersten Entscheidungsebene“ ist allerdings nur eines von 10 Erfolgskriterien, die ausführlich in diesem Blog-Post dargestellt sind: Diese 10 Erfolgsfaktoren für hybrides Arbeiten sollten Sie unbedingt beachten

Wie Sie selbst die 3 Phasen hybriden Arbeitens erfolgreich meistern

Wenn sich Organisationen dann für diesen kritischen Schritt des Übergangs zum „Hybriden Arbeiten 2.0“ entscheiden, wissen sie oft nicht, welche Aufgaben genau vor ihnen liegen und was genau sie umstellen müssen. Denn: Hybrides Arbeiten ist noch recht neu und entsprechend liegen bisher nur wenige Erfahrungswerte und theoretische Grundlagen vor.

Die Etappe zum hybriden Arbeiten 2.0 besteht wiederum aus zwei Phasen (siehe Schaubild):

  1. der Strategie- und Planungsphase sowie
  2. der Implementierungsphase.

Zu diesen beiden Phasen ist es wichtig zu wissen:

Aus unserer langjährigen Erfahrung hat es sich als sinnvoll erwiesen, sich zunächst vorausschauend mit den eigenen Bedarfen, Voraussetzungen und Rahmenbedingungen für ein langfristig angelegtes hybrides Arbeiten intensiver zu beschäftigen. Diese Strategie- und Planungsphase ist im Schaubild als Phase 2 ausgewiesen.

Zu den Aufgaben, die in dieser Phase anzugehen sind, gehören unter anderem:

  1. die „hybride Vision“ für die Zukunft zu definieren
  2. das passende hybride Arbeitsmodell zu definieren und den rechtlichen Rahmen dafür zu schaffen
  3. das „hybride Büro“ der Zukunft zu finden bzw. aktivitätsbasiert zu gestalten
  4. die passende Hard- und Software für hybrides Arbeiten zu identifizieren, einzuführen und umfassend für die Mitarbeiter:innen zu schulen
  5. die angepassten hybriden Arbeitsstrukturen/-prozesse zu definieren und zu implementieren sowie schließlich
  6. eine hybride Organisationskultur konkret zu fördern.

Wenn der zukünftige Rahmen für hybrides Arbeiten entsprechend definiert ist, schließt sich die Implementierungsphase an, die wir in unserem Schaubild als Phase 3 ausgewiesen haben.

Wie in vielen Change-und Transformationsprozessen empfehlen wir auch hier die neuen Strukturen und Prozesse agil und sukzessive einzuführen – also erst mit einem Prototypen in kleinerem Rahmen zu starten und mittels Feedback zu optimieren, bevor dann der Rollout in der ganzen Organisation erfolgt.

Das betrifft sowohl

Und dann?

Wenn Sie alle Neuerungen und Anpassungen für das strategisch aufgesetzte hybride Arbeiten erfolgreich eingeführt haben, arbeiten Sie (hoffentlich) wieder absolut produktiv und entspannt zwischen Büro und Homeoffice – oder wo immer sonst das hybride Arbeitsmodell es erlaubt.

Allerdings empfiehlt es sich, in regelmäßigen Abständen die neuen Strukturen und Prozesse einer Revision zu unterziehen, um zu schauen, ob noch alles passt. Diese Revision kann in größeren Abständen, z.B. jährlich, erfolgen oder aber im Sinne des agilen Arbeitens regelmäßig in Retrospektiven durchgeführt werden.

Wir möchten Sie abschließend gern auffordern, über folgende Fragen nachzudenken:

  • In welcher Phase des hybriden Arbeitens befinden Sie sich in Ihrer Organisation?
  • Wo wären Sie gern in einem Jahr? Wie würde das Arbeiten dann funktionieren?
  • Was fehlt Ihnen noch, um diesen Idealzustand zu erreichen?

Und falls Sie sich entschließen, auch in Ihrer Organisation den Weg des hybriden Arbeiten strategisch und nachhaltig anzugehen, dann laden Sie sich gern unsere kostenlose „Roadmap zum Hybriden Arbeiten“ herunter. Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung wissen Sie genau, welche Meilensteine auf dem Weg zu gehen sind und was Sie dabei berücksichtigen müssen.

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