So entwickeln Sie das passende hybride Arbeitsmodell für Ihre Organisation

Das passende hybride Arbeitsmodell zu entwickeln ist nicht einfach. Neben der Frage, was genau Sie in Ihrem Arbeitsmodell regeln sollen, ist auch das Vorgehen nicht unwichtig. Wie stark sollen die Mitarbeiter:innen beteiligt werden? Und wie können Sie sicherstellen, dass das entwickelte Arbeitsmodell dann in der Praxis auch wirklich funktioniert?

In unserem Blog-Beitrag geben wir Ihnen konkret Antworten auf diese Fragen. Wir zeigen Ihnen unseren Fünf-Schritte-Plan, mit dem Sie eine konkrete Anleitung bekommen, um Ihr eigenes hybrides Arbeitsmodell mit informierter Sicherheit entwickeln bzw. neu justieren zu können.

Dieser Blog-Post ist eine Fortführung und Ergänzung zum Blog-Post „Hybride Arbeitsmodelle: welche es gibt und was Sie beachten müssen“. In diesem haben wir uns vertieft mit den konzeptionellen Grundlagen hybrider Arbeitsmodelle beschäftigt.

Dabei ging es unter anderem um folgende Fragen:

  • Was ist ein hybrides Arbeitsmodell?
  • Wo wird das hybride Arbeitsmodell geregelt?
  • Was sollte in einem hybriden Arbeitsmodell geregelt werden?
  • Welche Entscheidungsparameter sollte man bei der Wahl des hybriden Arbeitsmodells beachten?
  • Welche Arten von hybriden Arbeitsmodellen haben sich in der Praxis bereits herauskristallisiert?

Dieser Blogpost baut auf diesen Fragestellungen auf und widmet sich vertiefter den Fragen:

  • Wie können wir für unsere eigene Organisation das passende hybride Arbeitsmodell entwickeln?
  • Welche Schritte müssen wir dafür gehen?
  • Was müssen wir dabei beachten, um möglichst keine Fehler zu machen?

Aus unserer langjährigen Erfahrung hat sich dafür folgender Fünf-Schritte-Plan herauskristallisiert, den wir Ihnen gern folgend konkreter beschreiben wollen:

I. Wichtige Vorüberlegungen voranstellen

II. Den Optionsraum verstehen

III. Das eigene hybride Arbeitsmodell definieren

IV. Die rechtlichen Grundlagen legen

V. Die konkrete Nutzung des Arbeitsmodells befördern

Also, auf gehts…

I. Wichtige Vorüberlegungen voranstellen

Bevor Sie das konkrete eigene hybride Arbeitsmodell entwickeln, sollten Sie einige wichtige Vorüberlegungen anstellen. Diese Vorüberlegungen helfen Ihnen dann später sehr dabei, das eigene hybride Arbeitsmodell zügig und fokussiert zu entwickeln.

Wir haben die Erfahrung gemacht: Wenn Sie diese Erwägungen vorab auslassen, werden Sie sich den Fragen so oder so zu einem späteren Zeitpunkt widmen müssen, verlieren aber häufig Zeit und Nerven, da Sie den eigentlichen konkreten Entwicklungsprozess anhalten müssen.

1. Eine hybride Vision formulieren

Als erstes gilt es, eine hybride Vision für die eigene Organisation zu entwickeln. Was meinen wir damit?

Nun, im Kern geht es dabei um die Frage, in welcher Konstellation Sie zukünftig hybrid arbeiten wollen. Dazu gilt es, die wichtigsten Parameter zu definieren – ganz allgemein und eher als „Wunschoption“.

Also: Welche Wünsche würde unser Arbeitsmodell bzw. unser zukünftiges Büro, die technische Ausstattung etc. idealerweise erfüllen? Dabei geht es erst einmal darum eine allgemeine Vorstellung zu entwickeln, die als Rahmen für das konkrete weitere Vorgehen dient.

Dabei ist es sinnvoll, alle Sphären hybriden Arbeitens zu berücksichtigen. Welche das genau sind, erfahren Sie in unserem Blog-Post zu diesem Thema.

2. Das Vorhaben in der Organisation kommunizieren

Wenn Sie sich auf den Weg machen, ein konkretes hybrides Arbeitsmodell zu entwickeln, sollten Sie die Pläne hierfür so zeitig wie möglich in der eigenen Organisation bekannt machen.

Denn die Erfahrung zeigt, dass ein frühzeitiges Einbinden aller beteiligten Stakeholder die spätere erfolgreiche Einführung des eigenen Arbeitsmodells ungemein begünstigt. So können frühzeitig alle Perspektiven und Bedarfe, aber auch Bedenken geäußert werden.

3. Ein Projektteam (und ein Head of Hybrid) bestimmen

Nicht zuletzt hat es sich als sinnvoll erwiesen, wenn sich ein konkretes Projektteam um den gesamten Prozess kümmert und den Fortschritt der Einführung im Blick hat und immer wieder auf die Agenda bringt.

Einige, insbesondere sehr große Organisationen sind sogar schon dazu übergegangen, einen „Head of Hybrid (Work)“ einzusetzen, der diesen Prozess von ganz oben steuert und die erfolgreiche Einführung sicher stellt. Einen solchen „Chief Hybrid Officer“ hat zum Beispiel bereits Microsoft eingestellt.

Wenn Sie diese drei Arbeitsschritte erledigt haben, gilt es als nächstes den Überblick über das Thema „hybrides Arbeitsmodell“ zu gewinnen.

II. Den Optionsraum verstehen

Das strategische Entwickeln hybrider Arbeitsmodelle ist relativ neu. Die allermeisten Organisationen dürften sich erst seit Corona mit diesem Thema beschäftigen. Entsprechend gering sind noch die Erfahrungswerte und Good Practices zu der Frage, welche Optionen hybrider Arbeitsmodelle es gibt und welche Vor- bzw. Nachteile diese jeweils haben.

Wir haben uns der Frage, welche hybriden Arbeitsmodelle es gibt und welche Entscheidungsparameter jeweils zu berücksichtigen sind, in einem eigenen Blog-Post gewidmet:

💡 Hybride Arbeitsmodelle: welche es gibt und was Sie beachten müssen

An dieser Stellen seien daher nur kurz einige wichtige Aspekte im Überblick genannt.

1. Die zu beachtenden Entscheidungsparameter verstehen

Bei der Wahl Ihres eigenen Arbeitsmodells müssen Sie folgende drei Entscheidungsparameter beachten:

  • den Geltungsbereich: er beschreibt, auf welcher Ebene die Entscheidung über das jeweilige Arbeitsmodell getroffen wird – entweder es wird ein Arbeitsmodell für das gesamte Unternehmen festgelegt, auf Team-Ebene entschieden oder auf individueller Ebene;
  • die ermöglichte Wahl des Arbeitsortes: hier wird definiert, an welchem Ort die Arbeitnehmer:innen ihre Arbeitsleistung erbringen können, also mit Schwerpunkt Homeoffice, mit Schwerpunkt Büro oder ein flexibler Arbeitsort;
  • die ermöglichte Wahl der Arbeitszeit: sie geben vor, zu welcher Zeit die Leistung der eigenen Arbeit erbracht werden kann, z.B. mit fix definierter Arbeitszeit, als teil-flexibel mit Kernarbeitszeiten mit einer zusätzlichen Gleitzeit-Möglichkeit oder als voll-flexibel mit völliger Freiheit für die Arbeitnehmer:innen.

Wie genau diese Entscheidungsparameter wirken erklären wir in dem oben genannten Blog-Post.

2. Mögliche Arten hybrider Arbeitsmodelle kennen

Jede Organisation ist anders. Entsprechend braucht auch jede Organisation ein für sie genau zugeschnittenes, eigenes hybrides Arbeitsmodell. Auch wenn es folglich viele unterschiedliche Arbeitsmodelle gibt, haben sich doch verschiedene häufig recht ähnliche hybride Arbeitsmodelle herausgebildet, wie z.B. der 3-2-Ansatz, der 40-Prozent-Flex-Ansatz, der aktivitätsbasierte Ansatz oder der zeitlich befristete Wahl-Ansatz.

Die verschiedenen Modelle sind in dem oben genannten Blog-Artikel dezidiert beschrieben.

Haben Sie sich schon vertiefter mit dem möglichen Optionsraum beschäftigt?

III. Das eigene hybride Arbeitsmodell definieren

Wenn Sie den möglichen Optionsraum verstanden haben, gilt es im nächsten Schritt, das konkrete eigene hybride Arbeitsmodell zu definieren.

Aber welches Arbeitsmodell ist das für Sie passende?

Diese Frage beantworten Sie aus unserer Erfahrung am besten mit einer dezidierten Analyse des Bedarfs in Ihrer jeweiligen Organisation und zwar in allen wichtigen Sphären.

Jetzt fragen Sie sich vielleicht, was wir mit den Sphären meinen.

Nun, aus vielen Projekten wissen wir, dass für eine erfolgreiche Implementierung hybrider Arbeitsstrukturen und -prozesse es drei Sphären oder Pole zu berücksichtigen gilt: die Sphäre der Organisation, die Sphäre des/r Teams sowie die Sphäre des Individuums (also der einzelnen Mitarbeitenden). Wir benutzen für die Verbindung dieser drei Sphären auch den Begriff „Hybrid Work Trigon“ (siehe Grafik).

Mehr zu den drei Sphären finden Sie im dazu passenden Blog-Beitrag: „Das „Hybrid Work Trigon“ – Oder: Die drei Sphären hybriden Arbeitens“.

In jeder der drei Sphären sind unterschiedliche Bedarfe zu berücksichtigen, die es zu identifizieren und zu analysieren gilt.

Ideal hierfür sind anonymisierte Online-Befragungen, die jeweils von den Repräsentanten der jeweiligen Sphäre ausgefüllt und dann vom Projektteam analysiert und ausgewertet werden.

1. Bedarfe aus organisatorischer Hinsicht identifizieren

Die Bedarfe aus organisatorischer Sicht betreffen u.a.

  • das Funktionieren des allgemeinen Zusammenspiels innerhalb der Organisation
  • das möglichst reibungslose Funktionieren der aufgesetzten Strukturen und Prozesse
  • das Sicherstellen der Einkommens- bzw. Gewinngenerierung und des Cashflows der Organisation
  • das Sicherstellen einer nachhaltig „gesunden“ Organisationskultur
  • … und vieles mehr.

Hier geht es also um das größere Ganze, innerhalb dessen sich die Teams und die einzelnen Mitarbeiter:innen bewegen.

2. Bedarfe aus Team-Sicht identifizieren

Aber auch Teams haben ganz spezielle Bedarfe, die es zu berücksichtigen gilt. Dazu gehören u.a.

  • das effiziente und effektive Erbringen der Team-Leistung
  • das Sicherstellen einer gut funktionierenden Team-Zusammenarbeit und -Kommunikation
  • der Erhalt einer nachhaltig wirksamen Führungskultur
  • der Erhalt eines langfristig gut funktionierenden Team-Gefüges sowie
  • das Sicherstellen einer guten Einbindung aller Team-Mitglieder, insbesondere neuer Mitarbeiter:innen.

Da viele Teams sehr unterschiedliche Aufgaben und mithin auch unterschiedliche Bedarfe haben, gilt es hier zu differenzieren und wirklich alle Teams zu befragen. So hat ein kreativ arbeitendes Marketing-Team durchaus andere Rahmenbedingungen und mithin andere Bedarfe als beispielsweise ein Sales-Team mit vielen Außenmitarbeiter:innen oder ein Labor-Team, was auf technisches Equipment angewiesen ist.

3. Bedarfe aus individueller Sicht identifizieren

Und last but not least gilt es auch die Bedarfe aus individueller Sicht ausreichend im hybriden Arbeitsmodell zu berücksichtigen, wie z.B.

  • das Sicherstellen einer guten Arbeitsorganisation für den Einzelnen, sowohl im Büro als auch im Homeoffice,
  • das Gewährleisten einer gute Work-Life-Balance für den/die einzelne/n Mitarbeiter:in sowie
  • die Aufrechterhaltung der physischen und mentalen Gesundheit der Mitarbeiter:innen.

Je nachdem wie groß die Organisation ist, können die Bedarfe der einzelnen Mitarbeiter:innen sehr weit auseinanderliegen. Ein Familienvater hat durchaus andere Rahmenbedingungen als ein Single oder eine ältere, kurz vor der Rente stehende Person.

Sicherlich wird nicht immer alles zu berücksichtigen sein. Wichtig ist vor allem, einen Gesamtüberblick zu erhalten, der das gesamte Spektrum angemessen wiedergibt.

4. Zentrale Parameter für das eigene hybride Arbeitsmodell aus identifizierten Bedarfen definieren

Auf Basis der so identifizierten Bedarfe gilt es abschließend die zentralen Parameter für das eigene hybride Arbeitsmodell abzuleiten.

Dabei können die so entwickelten Arbeitsmodelle sehr unterschiedliche Formen annehmen. In unserem entsprechenden Blog-Post zur Frage, welche konkreten Arbeitsmodell-Formen sich in der Praxis bereits herauskristallisierte haben, finden Sie viele Anregungen dazu.

Grundsätzlich sollte folgende Regel gelten: So viel Flexibilität für die Mitarbeiter:innen wie möglich und so viel klar definierte Regeln wie nötig.

Und natürlich sind die so identifizierten Bedarfe nicht für die Ewigkeit in Stein gemeißelt. Vielmehr sollten die Bedarfe in regelmäßigen Abständen, z.B. jährlich, mittels erneuter Online-Befragung aktualisiert ermittelt und das eigene hybride Arbeitsmodell ggf. entsprechend angepasst werden (siehe hierzu auch unter V.).

IV. Die rechtlichen Grundlagen legen

Mit den im vorherigen Arbeitsschritt ermittelten Parametern für das hybride Arbeitsmodell gilt es dann die verbundenen rechtlichen Grundlagen zu legen.

Welche rechtlichen Aspekte dabei zu beachten sind bzw. welche Bestandteile eine solche Vereinbarung haben sollte, ist im hier verlinkten Blog-Post nachzulesen.

Zur konkreten Einführung des Arbeitsmodells schlagen wir folgende Abfolge vor:

  1. Mit der Rechtsabteilung einen ersten Entwurf entwerfen

Ihre Rechtsabteilung oder der Anwalt bzw. die Anwältin Ihres Vertrauens sollte mit Ihnen zunächst den rechtlichen Rahmen entsprechend der vordefinierten Parameter z.B. in Form einer Ergänzungsvereinbarung zu den Arbeitsverträgen oder in Form einer Betriebsvereinbarung entwerfen. Wie genau hier das Vorgehen ist, wissen Ihre Rechtsberater:innen.

2. Ihren ersten Entwurf zur Kenntnisnahme der Mitarbeiter:innen veröffentlichen

Den so erstellten Entwurf sollten Sie dann Ihren Mitarbeiter:innen vorstellen.

Idealerweise geschieht das z.B. im Rahmen einer organisationsweiten Versammlung, so dass alle Mitarbeiter:innen die Möglichkeit haben, die Hintergründe, Grundlagen und Gedanken zu der Vereinbarung zu erfahren.

Alternativ bietet es sich an, den Entwurf (auch) auf Ihrer internen „Blackboard“-Plattform zu veröffentlichen. Dann bedarf es jedoch ggf. weiterer Erklärungen, z.B. mittels Loom-Video, in dem einzelne Passagen genauer vorgestellt und besprochen werden.

3. Den ersten Entwurf mit Ihren Mitarbeiter:innen besprechen

Erfahrungsgemäß ist es sinnvoll, direkt im Rahmen der Vorstellung des Arbeitsmodells ein erstes Feedback, z.B. bei einer virtuellen Vorstellung mittels Videokonferenz durch Breakout-Sessions, einzuholen und verschiedene Optionen der Rückmeldung anzubieten. Als Feedback-Optionen eigenen sich zum Beispiel offene Feedback-Meetings zum Arbeitsmodell, Kommentarfunktionen bei digitalen Dokumenten o.ä.

Das so gesammelte Feedback sollte durch das Projektteam (siehe unter I.) ausgewertet werden.

In einer weiteren für alle Mitarbeiter:innen offenen Runde sollte das so aufbereitete Feedback dann vorgestellt und alternative Lösungen für aufgetretene Kritikpunkte gesammelt werden.

Es hat sich gezeigt, dass diese Feedbackrunden extrem wichtig sind. Zum einen stellen Sie eine wirkliche Berücksichtigung aller Perspektiven sicher und zum anderen erleichtern Sie die spätere erfolgreiche Einführung des hybriden Arbeitsmodells.

Denn: Nur ein Arbeitsmodell, das von der Mehrheit der Mitarbeiter:innen als fair und angemessen anerkannt wird, sichert eine langfristige Mitarbeitenden-Zufriedenheit und -Bindung.

4. Die Vereinbarung zum hybriden Arbeiten entsprechend des Feedbacks überarbeiten / finalisieren

Im letzten Schritt sollte die Vereinbarung zum hybriden Arbeiten dann von den Rechtsanwält:innen des Vertrauens final überarbeitet und angepasst werden.

Diese finale Version sollte dann wiederum allen Mitarbeiter:innen vorgestellt und auf dem organisationsweiten „Blackboard“ veröffentlicht werden.

Allerdings kann es durchaus vorkommen, dass eine weitere Überarbeitungsschleife der Vereinbarung notwendig wird. So kann sich im Laufe der Nutzung z.B. herausstellen, dass manch theoretisch gedachte Regel in der Praxis nicht so gut funktioniert bzw. dass es sogar Lücken in den Regelungen gibt, die später ergänzt werden müssen.

V. Die konkrete Nutzung des Arbeitsmodells befördern

Mit der Veröffentlichung allein ist die Arbeit jedoch nicht getan.

Vielmehr gilt es, die konkrete Nutzung und Anwendung des hybriden Arbeitsmodells in der Praxis zu fördern und zu erleichtern. Dafür kommen verschieden Optionen in Betracht:

1. Ein Handbuch für hybrides Arbeiten erstellen

Eine Option, um die konkrete Anwendung des Arbeitsmodells zu fördern, ist das Erstellen eines Handbuchs. In diesem werden die Regelungen, die vermutlich zumeist in sehr knapper und in juristischer Sprache verfaßt sind, näher erläutert und ggf. Hinweise für einzelne Beispielfälle gegeben.

2. Schulungen & Coaching zum Arbeitsmodell anbieten

Aber auch Schulungen bzw. bei Bedarf bereitstehende interne Coaches sind eine gute Möglichkeit, die allgemeinen Reglungen für die tägliche Praxis und den Bedarf und die Rahmenbedingungen des Einzelnen anwendbar zu machen.

Als Schulungen bieten sich hier vor allem Online-Kurse an, in denen die verschiedenen Aspekte und konkreten Anwendungsformen näher erläutert werden. Vorteil solcher Online-Kurse ist es, dass sie jederzeit abrufbar sind, von den Mitarbeiter:innen zu einer ihnen passenden Zeit angeschaut und zudem im Laufe der Zeit immer wieder bei Bedarf angepasst werden können.

3. Ggf. verbundene notwendige organisatorische Anpassungen vornehmen

Mitunter zeigt sich durch die konkrete Anwendung des hybriden Arbeitsmodells in der Praxis, dass ggf. andere organisatorische Rahmenbedingungen angepasst werden müssen.

Das kann u.a. die notwendige technische Ausstattung betreffen. So kann z.B. bei einer flexiblen Nutzung der im Büro vorhandenen Schreibtische durch die Mitarbeiter:innen oder für die Belegung von Meetingräumen das Einrichten einer Hoteldesking-App notwendig werden. Oder aber bisher festgelegte Routinen, wie z.B. der Pizza-Freitag, müssen verschoben oder noch stärker auf die erhöhte Flexibilität angepasst werden.

4. Regelmäßige Evaluation des Arbeitsmodells durchführen

Bei aller konkreten Einführung ist eines auf jeden Fall zu beachten:

Die festgestellten Bedarfe und darauf aufbauenden Reglungen des hybriden Arbeitsmodells können und werden sich sehr vermutlich im Laufe der Zeit ändern.

Deshalb ist es wichtig, das aktuelle hybride Arbeitsmodell sowie den zugrunde gelegten Bedarf in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und ggf. anzupassen. Allerdings werden diese Anpassungen vermutlich eher kleiner ausfallen – vorausgesetzt der ursprüngliche Bedarf wurde ganzheitlich und aus allen Perspektiven erhoben.

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